Ventajas de un archivo bien organizado

La información juega un papel muy importante en la competitividad de la empresa y en la innovación. Un archivo bien organizado nos permitirá acceder a una información fiable en el momento en el que la necesitemos, lo que nos ayudará a tomar decisiones más eficaces y rentables para nuestro negocio.

En el entorno empresarial manejamos información proveniente de distintos ámbitos:

  • Ambiental o externa, que es la que entra en la empresa procedente del entorno. En este grupo se incluye la información cultural, científica, técnica, económica, jurídica, política, social, demográfica y sobre recursos naturales. Nos aporta información sobre el escenario económico o social, ayudándonos a determinar los riesgos y oportunidades para nuestro negocio.
  • Interna, que se genera y difunde dentro de la propia empresa, gracias a sus trabajadores. Permite determinar los puntos fuertes y débiles de nuestra organización. Es muy importante usar herramientas que nos permitan reunir toda esta información, de manera que todos los miembros de la organización puedan compartirla y acceder a ella. Una buena forma de gestionarla es a través de la intranet de nuestra empresa, facilitando su fluidez y evitando duplicidades.
  • Corporativa es aquella que sale de la empresa al exterior y que por tanto está relacionada con la imagen que ofrecemos a proveedores, clientes y a nuestro entorno en general. Este tipo de información es muy importante, porque de ella depende la opinión que tenga el entorno sobre nosotros, lo que a su vez influirá en nuestro negocio. Además nos permite aportar información útil a la comunidad a la que pertenecemos.
Archivo municipal de Villanueva de Gallego
Foto del archivo municipal de Villanueva de Gallego

BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Una buena gestión documental nos aportará ventajas competitivas, entre las que destacan:

  1. Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por nuestra empresa.
  2. Acceder rápidamente a la información que necesitamos.
  3. Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones eficaces en la gestión diaria de nuestra empresa.
  4. Ahorrar costes derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca.
  5. Reducir costes en el mantenimiento y gestión de la documentación.
  6. Optimizar el espacio en nuestras instalaciones.
  7. Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.
  8. Determinar de manera muy clara el nivel de accesibilidad.
  9. Identificar de manera inequívoca las copias y documentos obsoletos, así como los documentos originales.

 

HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS

Algunas de las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión del archivo son:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación. No es necesario que sea complejo. Tampoco es conveniente que tenga demasiados niveles.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series que forman nuestro archivo, así como su trayectoria documental (transferencias, expurgo, etc.).
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
  • Inventario con las series y expedientes que forman nuestro archivo y que nos indiquen su ubicación.

En artículos posteriores trataremos más en profundidad estas cuatro herramientas.


 

Aquí os dejamos el enlace a un articulo muy interesante sobre los archivos de oficina escrito por Nuria Amerigo.

6 comentarios en “Ventajas de un archivo bien organizado

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