El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etc.

Podemos definirlo como un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa u organización.

El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y de su cronología.

¿Qué es una serie documental? Podemos decir que una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie «expedientes de personal». Otras ejemplos de series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc. Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que estas dependen de las actividades desarrolladas.

El cuadro de clasificación facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series.

En el cuadro de clasificación todas las series documentales están codificadas y organizadas jerárquicamente en categorías, que van de lo general a lo especifico. Esta codificación puede ser alfabética, numérica o alfanumérica y debe de ser exclusiva para cada nivel de nuestro cuadro.

Además este código debe de suministrar por si mismo información sobre la categoría y la serie. De esta manera se facilita el control y recuperación de los documentos, utilizando un criterio único y unequivoco.

TIPOLOGIA DE LOS CUADROS DE CLASIFICACION

Existen varios tipos de cuadros de clasificación:

• Orgánicos: reflejan la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades administrativas, departamentos u oficinas.
• Funcionales: se basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que no tienen porque coincidir con su estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar más de una actividad. Este suele ser el tipo más eficaz por ser más flexible y estable que el orgánico, ya que soporta mejor los cambios que se pueden producir en la trayectoria y organización interna de una empresa o institución.
• Orgánico-funcionales: son los más comunes y como su nombre indica son una mezcla ente los sistemas orgánico y funcional. En este tipo de cuadros las categorías más generales son los órganos o sujetos productores y de ellos cuelgan las series documentales.
• Por materias: refleja el contenido o asunto de los documentos.

A la hora de elegir un sistema u otro debemos optar por el que mejor se adapte a nuestra empresa. Para ello hay que tener en cuenta elementos como la estabilidad, objetividad y naturaleza de los documentos y procesos administrativos.

Una mayor o menor jerarquización, es decir la existencia de más o menos niveles y subniveles, dependerá de nuestras necesidades.

El cuadro de clasificación debe ser una herramienta documental flexible y abierta a cambios.

A continuación te dejo algunos ejemplos de cuadros de clasificación que puedes consultar a través de Internet:

• Cuadros de clasificación del Archivo del Parlamento de La Rioja.
• Cuadro de Clasificación de la Universidad de Almeria.
• Instrumentos de descripción de la empresa Hullera Vasco-Leonesa.

CARACTERISTICAS DE LOS CUADROS DE CLASIFICACION

Para que sea eficaz un cuadro de clasificación debe cumplir las siguientes características:

• Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su cronología y soporte.
• La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.
• Debe ser eficaz, de manera que garantice y facilite la recuperación de información.
• Tiene que ser flexible. Esto quiere decir que debe permitir incorporar nuevas series documentales y adaptarse a los posibles cambios en la organización interna y actividades de la empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro.
• Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los usuarios.
• Intentar no incluir un apartado de «Varios», porque esto dificulta su posterior recuperación.
• Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto.

El título de cada sección o subsección debe:

• Ser representativo del sistema de clasificación aplicado a los documentos.
• Reflejar el contenido de los documentos que agrupa.
• Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
• Ser breve.
• Ser exclusivo, de manera que un mismo titulo no se use en dos secciones o subsecciones distintas.

¿COMO ELABORAR UN CUADRO DE CLASIFICACION?

Tenemos que ser conscientes de que esta tarea nos llevará muchas horas de trabajo, pero no hay que desanimarse porque el resultado merece la pena. Este trabajo nos servirá para identificar las series documentales de nuestra empresa y podremos utilizarlo como base para conseguir una buena organización y mantenimiento de nuestra documentación.

Como ya hemos comentado, elaborar un cuadro de clasificación requiere conocer muy bien la organización, actividades y funciones de la empresa o institución. Para ello nos valdremos del organigrama de la empresa, sus procedimientos de trabajo, entrevistas directas con todos los miembros de la organización, bibliografia, legislación, etc.

Pasos a seguir:

1. Identificar los departamentos u oficinas que componen nuestra organización. Para ello podemos consultar el organigrama de la empresa, donde se refleja su estructura jerárquica y las relaciones dentro de ella.
2. Conocer las funciones y actividades de cada uno de los departamentos. El análisis de las funciones permitirá conocer las diferentes actividades desarrolladas a lo largo del tiempo, las cuales se plasman por escrito, dando lugar a las series documentales. Para establecer las funciones estudiaremos los documentos y la organización de la empresa. La norma internacional ISDF es una buena herramienta para describir dichas funciones.
3. Identificar las series documentales que generan y/o gestionan cada departamento y describirlas para conocer en detalle quien las gestiona, si son expedientes que tipo de documentos los forman, y cualquier otro dato de interés que nos ayude a conocerlas y definirlas.
4. Elegir el tipo de cuadro de clasificación que vamos a elaborar: orgánico, funcional o mixto.
5. Escoger el tipo de codificación: numérica, alfabética o mixta.
6. Ponerse manos a la obra y crear el cuadro de clasificación.

Algunas recomendaciones importantes:

• Los títulos de nuestro cuadro tienen que ser representativos y dar información por si mismos sobre la documentación a la que hacen referencia.
• Mejor no repetir títulos, aunque estén en categorías distintas, para evitar confusiones a la hora de clasificar y recuperar los documentos.
• No es conveniente incluir apartados de «Varios», ya que terminan usándose como sacos donde van todos los documentos que no se sabe en que epígrafe clasificar, hecho que dificulta enormemente su posterior recuperación.

Como ves solo es necesario ser exhaustivos y tener paciencia a la hora de recabar información sobre la documentación generada por las actividades de nuestra empresa. Para ello es imprescindible contar con la colaboración de todos los trabajadores.

He elaborado una infografia que recoge de forma resumida todo lo expuesto en este post. La puedes consultar en el siguiente enlace Infografia: ¿Qué es un cuadro de clasificación y cómo realizarlo?

Espero que este post te haya resultado interesante y útil. ¿Tú empresa ya cuenta con un cuadro de clasificación?