¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa? ¿Qué proceso documental siguen? ¿Cuándo pierden vigencia administrativa o si deben ser conservados o destruidos?

En este post te hablaré de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se gestionan en una organización: el ciclo de vida de los documentos.

Se trata de un documento (da igual que sea en papel o electrónico) donde se recogen todas las series documentales de la empresa o institución. Junto a cada serie documental aparece reflejada toda la información que resulta relevante para su identificación, descripción y tratamiento documental.

¿Qué es una serie documental? Es un tipo de documento normalizado que se repite en el tiempo. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie «expedientes de personal». Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.

Como ves una serie documental es un tipo de documento que surge como resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

RECORDS LIFECYCLE

El concepto de «records lifecycle» o «ciclo de vida de los documentos» se desarrolló a comienzos de los años treinta del siglo XX en Estados Unidos.

Lo que hace es comparar la información documental con un organismo vivo, es decir, considera que el documento nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo o destrucción).

Estas fases también se conocen como etapa activa, semiactiva e inactiva del documento.

Actualmente muchos archivos de empresa no cuentan con este documento o solo refleja una mínima parte de todas las series documentales.

También puede suceder que alguna persona lo haya elaborado a título personal como documento de trabajo y que no este a disposición de toda la organización, ya que se desconoce su existencia.

Es muy importante que este documento, al igual que cualquier otra información relacionada con el tratamiento documental en nuestra organización, este a disposición de todos los trabajadores y que todos participen en su elaboración.

¿CÓMO ELABORAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS?

El primer paso para elaborar este documento es identificar todas las series documentales creadas y gestionadas por la institución.

Si tenemos elaborado el cuadro de clasificación lo podemos usar como base, ya que en él aparecen todas las series documentales de la organización.

Si realizas el «ciclo vital» en Microsoft Word, OpenOffice Writer o cualquier otro procesador de texto, te recomiendo añadir un indice de manera que posteriormente puedas localizar rápidamente la serie que te interesa.

Otra buena idea para localizarlas fácilmente es ordenar las series por orden alfabético, independientemente del departamento que las crea o gestiona.

Junto a cada serie documental añade la información que consideres más oportuna de cara a identificar el proceso documental de cada una de ellas. Puedes incluir los siguientes campos:

• Nombre completo de la serie documental.
• Código de clasificación.
• Departamento y responsable de su creación, gestión, tratamiento y eliminación. Esta información nos ayudará a detectar las series documentales duplicadas.
• Descripción de la serie documental: qué documentos la forman, cómo está ordenada, características, contenido documental, etc.
• El periodo de tiempo que debe permanecer en las oficinas (Archivo de Gestión), cuántos años en el Archivo Intermedio y cuántos en el Archivo Central. Para poder delimitar el tiempo, tendremos en cuenta los años de vigencia administrativa, es decir, durante cuantos años tiene validez legal. Este dato nos ayudará a decidir durante cuánto tiempo es necesario conservarla, en qué archivo y si posteriormente se puede expurgar (eliminar) o es de conservación permanente.
• Cuándo hay que transferir dicha serie de la oficina al archivo intermedio y/o al archivo central.
• Cualquier otra información u observación que consideres de interés.

No te olvides de revisarlo periódicamente para actualizarlo y realizar las modificaciones que consideres oportunas.

CONCLUSIONES

Resumiendo, el «ciclo de vida» es un documento donde se indica todo el recorrido documental de cada una de las series de nuestra empresa, desde su creación hasta su conservación permanente o destrucción, y donde se delimita el tiempo de permanencia de dicha serie en cada fase documental.

También resulta de gran ayuda para poder cumplir con los plazos de vigencia legal y administrativa de los documentos.

Su elaboración requiere tiempo y paciencia para recopilar toda la información y plasmarla por escrito, pero su mantenimiento es sencillo y resulta muy útil de cara a la gestión documental de la empresa.