¿Que hacemos con la publicidad y catálogos de proveedores que nos llegan? ¿Y con la legislación que atañe a nuestras actividades? Una vez consultadas y revisadas, ¿debemos conservarlas indefinidamente junto a nuestros documentos? O por el contrario, ¿las tiramos?

En este post queremos plantearos algunas sugerencias para el tratamiento documental de algunos de estos materiales. Se trata de tenerlos bien organizados y ordenados para poder localizar rápidamente la información que necesitamos.

 

  
 

A diario nos llegan muchos catálogos procedentes de distintos proveedores, informándonos de los productos y servicios que ofertan. De hecho, en ocasiones recibimos más cantidad de la que podemos procesar. Son materiales que nos ofrecen información relevante sobre maquinaria y sus especificaciones técnicas, servicios, métodos de producción, etc. Ello les confiere un papel importante como fuente de información, por lo que resulta interesante su conservación y actualización periódica.

¿Como los clasificamos para tenerlos localizados? Una manera puede ser agruparlos y clasificarlos alfabéticamente atendiendo al producto o servicio que venden. También los podemos clasificar atendiendo al nombre del proveedor. Además debemos establecer un periodo de tiempo para su revisión, por ejemplo cada seis meses o un año, y tirar aquellos que estén obsoletos. Es importante que cuando un proveedor nos envíe un nuevo catálogo, sustituyamos el más antiguo por el más reciente.

En nuestras labores cotidianas resulta habitual conocer personas que nos dejan su tarjeta para presentarse y poder contactar con ellos en caso de necesitarlos. A veces tenemos tal cantidad de tarjetas que es casi imposible localizar la que necesitamos en un momento dado.

Os proponemos que  volquéis los datos de esas tarjetas de visita en una base de datos u hoja de calculo. De esta manera será más sencillo localizar la información que necesitamos, ya que podremos hacer búsquedas por distintos campos (nombre de la persona, empresa, ciudad, actividad o servicios que ofrece, etc.). Podéis añadir los campos que consideréis más útiles, pero os sugerimos que como mínimo incluyáis:

• Nombre de la empresa.
• CIF (si lo conocéis, ya que al ser un dato exclusivo de cada empresa, nos permite identificarla sin dudas).
• Nombre de la persona y cargo.
• Actividad de la empresa.
• Domicilio social.
• Email.
• Telefonos.
• Localidad.
• País.
• Observaciones: en este campo podéis añadir aquella información que consideréis relevante sobre esa persona.

  

Conocer las normas legales que afectan a nuestras actividades resulta fundamental para poder cumplir con todos los requisitos y plazos que marca la ley. Para ello es imprescindible estar al día y tener localizada toda la legislación que nos atañe.

Gracias a las nuevas tecnologías, si tenemos conexión a Internet, podemos acceder a toda la información legal publicada en el BOE, boletines autonómicos, BORME (Boletín Oficial del Registro Mercantil) en la siguiente página web http://www.boe.es/. De esta manera, ya no es necesario conservar la legislación en soporte papel, sino que llevando un registro con el tipo de legislación (Real Decreto, Decreto, Ley, Anuncio, etc.), el título, la fecha y los datos de publicación (boletín, número y fecha) podemos localizarla rápidamente a través de Internet.

No obstante, si queremos conservarla en papel, podemos elaborar un dossier con la legislación que nos atañe. Podemos agruparla por el sector o materia al que hace referencia (medio ambiente, I+D+i, subvenciones, etc.) o por el tipo de boletín donde se ha publicado o por el tipo de norma (Directiva, Real Decreto, anuncio, etc.), y dentro de cada uno de ellos por orden cronológico, dejando que la más reciente quede la primera. Resulta útil elaborar un índice para una rápida localización.

En este grupo incluimos las revistas y periódicos.

A los artículos de estas publicaciones les podemos realizar el mismo tratamiento documental que a la legislación, es decir, elaborar un dossier con todos los artículos que nos interesan. Los podemos agrupar por materia o nombre de la publicación y después por orden cronológico. También lo acompañaremos de un índice para mejorar su localización.

Los ejemplares de periódicos y revistas los podemos ordenar atendiendo al nombre de dicha publicación y dentro de cada grupo por orden cronológico, dejando a mano los más recientes. Os recomendamos crear una base de datos o una hoja de calculo para llevar un control de las publicaciones periódicas que tenemos y saber si nos falta algún número. Los campos de esta base de datos pueden ser:

• Nombre de la publicación.
• Editorial.
• Temática.
• Ejemplares que tenemos, con su número y fecha.
• Observaciones: aquí podemos reflejar si nos falta algún número.

Todo este tipo de materiales los denominamos «documentos de apoyo informativo», ya que no tienen valor administrativo, fiscal, legal ni histórico. Únicamente poseen un valor informativo y como tal tienen un periodo de caducidad que dependerá de la información que contienen. No los consideramos documentos de archivo, por lo que no deben conservarse en el archivo, sino que es más adecuado colocarlos en nuestra biblioteca. ¿Cómo podemos distinguir los documentos de archivo de los de apoyo informativo? Una manera sencilla es fijarnos en si son originales y únicos (documentos de archivo) o si, por el contrario, están editados o reprografiados  y existe más de un ejemplar igual (documentos de apoyo informativo).

Esperamos que las ideas reflejadas en este post os hayan resultado interesantes y os animamos a ponerlas en práctica.

¿Cómo organizáis vosotros vuestros documentos de apoyo informativo?