¿Los datos e información que manejamos a diario sobre proveedores y clientes, pedidos, requerimientos legales, certificados, etc. son documentos de archivo? ¿Constituyen en sí un archivo?
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) define archivo como «el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad«. Por lo tanto, los documentos que generamos y utilizamos diariamente en la gestión de nuestra empresa sí forman un archivo y como tal debe ser tratado. A este tipo de archivos les denominamos archivos de gestión o de oficina.
Si en esta primera fase de archivo en las oficinas realizamos un buen tratamiento documental, cuando estos documentos pierdan su vigencia administrativa y legal podrán transferirse al archivo central de una manera más sencilla y rápida. Además permitirá poder tener localizados todos los documentos en cualquier momento, evitando confusiones y pérdidas.
Para una adecuada gestión documental es necesario contar con la participación de todos los trabajadores, ya que ellos son los que crean, gestionan y mantienen los documentos. Ellos son los que mejor conocen la información que albergan dichos documentos y la mejor manera de recuperarla. Pero nunca debemos olvidar que aunque tendemos a usar los datos de una manera individualizada, éstos pertenecen a toda la empresa y siempre hay que implantar un sistema de gestión documental que incluya a todos los departamentos de la misma.
Si aún no contamos con un sistema de gestión documental, sino que cada trabajador se organiza su propia documentación, lo primero que haremos es elaborar un inventario de todas las series documentales, para a continuación poder construir nuestro cuadro de clasificación. Como ya hemos comentado en un post anterior sobre Cuadros de clasificación, esta herramienta nos permite unificar criterios y evitar duplicidades en la clasificación de los documentos.
Una vez clasificados y ordenados, procederemos a describir su contenido. Recordad que dicha descripción debe:
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Ser breve.
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Incluir aquellos términos que describan el contenido sin ambigüedades, de manera clara e inequívoca.
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Contener la fecha o intervalo de fechas del documento o expediente.
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Se puede incluir la tipologia del documento si se considera relevante.
Para facilitar la identificación de los documentos podemos incluir su descripción y código de clasificación en el lomo de la carpetilla, archivador o cualquier otra unidad de instalación que utilicemos.
Con el fin de localizar rápidamente nuestra documentación debemos elaborar una base de datos que contenga la descripción y ubicación de los documentos que hay en todas las oficinas de nuestra empresa. Podemos incluir los siguientes campos:
- Número de registro: será un número correlativo único para cada registro.
- Responsable del documento.
- Fecha de inicio y fecha final del expediente.
- Título del documento.
- Código de clasificación.
- Signatura.
- Despacho u oficina donde está ubicado.
- Observaciones: donde incluir aquella información que consideremos relevante sobre el documento y que no hayamos podido anotar en ningún otro campo.
A partir de esta base de datos global elaboraremos inventarios parciales con los datos de cada oficina para ponerlos a disposición de los trabajadores. Ademas podemos elaborar mapas gráficos que ayuden a localizar la documentación ubicada en las estanterías y armarios de la oficina de una manera más visual, sin necesidad de usar la base de datos. Si se considera necesario se pueden imprimir algunos de estos inventarios parciales.
No olvidéis poner por escrito todos los procedimientos de gestión documental y revisarlos periódicamente. Es muy importante que éstos estén a disposición de todos los usuarios, lo que ayudará a clasificar, ordenar, archivar y transferir correctamente los documentos.
Como veis el trabajo de archivo empieza desde el momento mismo de la creación de los documentos. Cuanto antes comencemos con el tratamiento documental de los mismos, más sencillo será el proceso y más eficaz será nuestro sistema de gestión documental.
¿Estáis de acuerdo en considerar que las oficinas son archivos? O, por el contrario, ¿pensáis que no tienen nada que ver?
DOKUTEKANA 