¿Son los documentos objetos imperecederos? ¿Se pueden guardan en cualquier lugar? ¿Permanecen inalterados independientemente de las condiciones ambientales en las que se encuentran? Si has contestado que sí al menos a una de las preguntas anteriores, te recomendamos que sigas leyendo este post. Si, por el contrario, has contestado que no, felicitarte por ser consciente de que los documentos también envejecen.
Los documentos están formados por dos elementos:
- Parte intelectual, que hace referencia a la información que contienen.
- Parte material, formada por el soporte y las tintas, es decir, los elementos físicos que lo forman.
Es esta parte material la que hace que el documento esté expuesto a transformaciones, más o menos grandes, que pueden llegar a provocar la desaparición del documento.
¿Qué entendemos por conservación? La conservación trata de minimizar el deterioro que el paso del tiempo produce inexorablemente en todos los objetos físicos. Para ello realiza actuaciones encaminadas a prevenir o mitigar las causas que provocan dicho deterioro. En el caso de los archivos los objetos a conservar son los documentos que alberga, tanto en formato papel como en otros formatos. Siempre hay que tener en cuenta que la conservación de un documento no debe impedir el acceso a la información que contiene.
En el caso de documentos deteriorados sí que es recomendable reducir al mínimo su manipulación y consulta. Para garantizar el acceso, sin restricciones ni problemas, a la información que contiene podemos volcar su contenido en otro soporte. En estos casos una de las prácticas más extendidas en archivos es la digitalización, por su relativa sencillez y por la facilidad para elegir formato y garantizar su reproducción tantas veces como sea necesario. No obstante, no debemos olvidar que los escáneres también deterioran los documentos, debido al calor que dan sus lamparas y a la manera de manipular los documentos.
En muchos de nuestros archivos de empresa, por desgracia, la conservación de los documentos no se suele tener en cuenta a la hora de elegir el lugar donde ubicar el depósito de documentación ni las carpetas o cajas donde se instalan los expedientes. Esta situación se ve agravada por la mala calidad del papel y las tintas y por los elementos metálicos (como grapas y clips) que se usan durante la gestión de dicha documentación.
En materia de conservación hablamos de:
- Conservación pasiva, para referirnos a las condiciones ambientales de almacenamiento (temperatura, humedad, iluminación, etc.) y al desarrollo de normas que garanticen una adecuada manipulación, acondicionamiento de edificios, almacenamiento, etc.
- Conservación activa, que consiste en actuar sobre el documento físico, bien aplicando técnicas de restauración o bien reproduciendo la información en otros formatos.
Como en otros aspectos de la vida, más vale prevenir antes que curar, por lo que en esta materia también debe primar la prevención antes que la intervención directa sobre el documento.
Una manera eficaz de proteger al documento del deterioro es elaborar un programa de preservación, que nos ayude a prevenir dichos cambios y que facilite la conservación de los documentos en buen estado. A la hora de elaborar un programa de prevención debemos tener en cuenta aspectos como:
- El control de factores ambientales, como humedad, temperatura, contaminación, iluminación y limpieza.
- Los equipos para la protección contra incendios y los sistemas de seguridad contra robos.
- La valoración del edificio para detectar y corregir los problemas que puedan influir en el deterioro de los documentos.
- La planificación de siniestros y su recuperación.
- Las buenas prácticas en cuanto a manipulación y mantenimiento de los materiales.
- La formación de trabajadores y usuarios en seguridad, en conservación, buenas practicas de manipulación y almacenamiento de los documentos, etc.
- La ubicación de los fondos de manera que se garantice su conservación y su facilidad de acceso.
- El examen periódico del estado de los fondos para identificar a tiempo los daños.
En el deterioro de los documentos influyen varias causas, que normalmente no se dan de una manera aislada, sino que se suelen combinar e influir entre sí. Estas causas las podemos dividir en:
- Intrínsecas: son aquellas cuyo origen se encuentra en la propia naturaleza de los documentos, es decir, las causadas por las materias primas y aditivos usados para elaborar el documento. También se incluyen los formatos extraordinarios que dificultan su almacenamiento y manipulación.
- Extrínsecas: están relacionadas con factores externos al documento, como las condiciones ambientales, la contaminación, la suciedad, el salitre de las zonas marítimas, la manipulación y reproducción del documento, etc. En esta categoría también se incluye la actividad de roedores, insectos, bacterias y hongos.
En posts posteriores comentaremos algunas de las causas que influyen en el deterioro de nuestros documentos de archivo y daremos algunos consejos básicos para prevenirlas y minimizarlas.
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