Los archivos se crean con los documentos que genera nuestra organización como resultado de su actividad y gestión. En un principio estos documentos son necesarios para poder realizar las tareas laborales que hacen que la empresa funcione y genere beneficios.
Con el paso de los años esta documentación pierde su vigencia administrativa y, en muchos casos, su valor para la empresa. Entonces, ¿para qué conservarla?
Nosotros queremos plantearos otra pregunta: ¿estos documentos pueden ser de interés para personas ajenas a la organización?
Sí, sin ninguna duda.
Con el tiempo muchos de los documentos de gestión y actividad empresarial adquieren un valor histórico, sirviendo de fuente de información para conocer aspectos históricos, políticos, económicos y sociales de la comarca donde se localiza nuestra organización.
Somos conscientes de que no todos los documentos pueden mostrarse, ya que algunos contienen datos privados de la empresa y de personas particulares. Por ello es necesario realizar una selección previa, que nos permita conocer qué documentos pueden ser difundidos por no contener datos sensibles.
BENEFICIOS PARA LA EMPRESA
¿Qué ventajas puede obtener nuestra empresa al poner a disposición de los ciudadanos su archivo?
- Obtenemos una mayor difusión de la empresa.
- Mostramos una mayor transparencia en nuestras actividades.
- Ayudamos a profundizar en la historia de los procesos industriales, de servicios, agroalimentarios, etc., ya que poseemos información relevante sobre maquinaria, procesos de fabricación y su evolución a lo largo de la historia.
- Colaboramos con los gobiernos en la elaboración de los inventarios sobre patrimonio industrial y de las políticas de protección del mismo.
- Nos implicamos más en la comunidad en la que estamos localizados, generando una mayor confianza y respeto entre nuestros vecinos.
- Rentabilizamos y ampliamos el alcance de las herramientas archivísticas (cuadro de clasificación, inventario, bases de datos, etc.) que usamos para atender diariamente a los trabajadores de la empresa en su búsqueda de información. Es decir, aumentamos el número de usuarios del archivo, utilizando los servicios y procesos archivísticos que ya poseemos.
- Ofrecemos un nuevo producto (información) y un nuevo servicio (difundir conocimientos).
- Nos convertimos en fuentes de referencia especializadas sobre nuestra actividad y sector industrial, ya que damos asesoramiento especializado a los investigadores y ciudadanos en general.
- Aparecemos en las bibliografías de los trabajos realizados por los investigadores, con lo ello conlleva.
- Ponemos nuestra experiencia al servicio de la comunidad, sirviendo como ejemplo a estudiantes, emprendedores, inventores, etc.
ACTUACIONES PARA DAR VISIBILIDAD AL ARCHIVO
Acciones que nos ayudan a dar a conocer nuestros servicios de información y referencia:
- Organizar visitas al archivo para los colegios del municipio y de la comarca. Así como para distintas asociaciones (vecinales, de mujeres, de jubilados, etc.).
- Mostrar parte de nuestros fondos, a través de exposiciones de fotografías y vídeos, en los que aparezcan personas y lugares del municipio. Una forma de implicar a los ciudadanos es pedirles que aporten materiales personales que ellos tengan. Es recomendable que antes de exponer estos materiales contemos con la autorización de las personas que aparecen en ellos.
- Colgar en nuestra página web corporativa el catalogo online de nuestros fondos y datos de interés sobre el archivo (horario, nombre del archivero, teléfono, email, etc.).
- Crear perfiles en distintas redes sociales, que nos ayuden a difundir nuestras actividades y a comunicarnos con nuestros usuarios, tanto internos (trabajadores) como externos (ciudadanos).
- Colaborar con archivos de otras empresa y compartir experiencias. Recordad que «la unión hace la fuerza«.
- Donar nuestros fondos históricos a algún Archivo Histórico de titularidad estatal o autonómica.
- Incluir nuestro archivo en el censo-guía de archivos elaborado por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm
Aún no está muy extendida la práctica de poner a disposición de la sociedad la información conservada en los archivos de las empresas privadas. Sin embargo, sí existen algunos casos. Aquí os dejamos el enlace a algunos ejemplos:
- Archivo Histórico de Iberdrola http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id=1616013
- Archivo de Hullera Vasco-Leonesa http://www.fhvl.es/fhvl/content.asp?ContentId=610
- Archivo Histórico Eclesiastico de Bizkaia – Bizkaiko Elizaren Histori Artxiboa http://www.aheb-beha.org/
El mostrarnos abiertos y realizar actividades de interés cultural para la sociedad nos ayudará a mejorar nuestra imagen corporativa y a estrechar vínculos con la comunidad donde está situada nuestra empresa. Todo ello se traducirá en confianza y agradecimiento por parte de la sociedad.
Os animamos a dar a conocer vuestros archivos de empresa y a abrirlos al público en general. Seguro que os sorprenderá la buena acogida que recibiréis y no os defraudarán los resultados.
Desde el punto de vista de las empresas, ¿se os ocurren más ventajas que aporte la apertura de archivos privados al público en general?
¿En algún momento conseguiremos integrar archivos públicos y privados en una misma red o sistema archivístico?
DOKUTEKANA 