En nuestro anterior post «La Normalización en los Archivos» hicimos un breve repaso de aquellos procesos archivísticos en los que interviene la normalización. Nos quedo pendiente ver algunas de las normas archivísticas más utilizadas, que es lo que vamos a tratar en este articulo.

En el ámbito de los archivos encontramos gran variedad de normas. Las más difundidas son las que tratan sobre la descripción archivística (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, DTDs, NEDA, NODAC, NOGADA, ARANOR, etc.), y sobre la gestión de documentos de archivo (ISO 15489, MoReq, etc.).

Sin embargo también encontramos normas que hacen referencia a:

• Cómo deben de ser los edificios de archivo.
• La gestión de documentos
• El formato y características del soporte papel para su archivo permanente.
• Cómo deben ser las cajas y cubiertas de archivo.
• La conservación a largo plazo de documentos electrónicos
• La elaboración de indices y tesauros
• Los sistemas de reprografía.
• Los requisitos para la encuadernación.
• Las referencias bibliográficas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas para la descripción de documentos de archivo y para la gestión de documentos.

ISAD (G)

La ISAD(G) es una norma internacional general de descripción archivística.

Se inicia en el año 1990, pero su versión definitiva no se aprueba hasta el año 2.000 durante el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional.

Sigue un modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. La información se dispone de lo general a lo particular, es decir, desde el fondo, subfondo y serie hasta llegar al expediente y a la unidad documental.

Al ser una descripción multinivel las agrupaciones documentales se describen desde dos puntos de vista distintos:

• información general (macrodescripción)
• información concreta sobre expedientes y documentos (microdescripción).

Ambos niveles se pueden simultanear, estableciendo relaciones.

Esta norma consta de 7 áreas y un total de 26 elementos:

1. Identificación.
2. Contexto.
3. Contenido y estructura.
4. Acceso y utilización.
5. Documentación asociada.
6. Notas.
7. Control de la descripción.

Además esta norma incluye un glosario de términos con sus definiciones, lo que contribuye a la normalización de la terminología utilizada en la descripción.

ISAAR (CPF)

La ISAAR (CPF) es una norma internacional cuyo objetivo es establecer encabezamientos autorizados para describir las entidades (instituciones, personas y familias) asociadas a la producción y a la gestión de archivos.

La primera edición de esta norma es del año 1996 y la 2ª edición se aprobó en el año 2004 en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Viena.

Cada encabezamiento autorizado está compuesto por 4 áreas:

• Identificación.
• Descripción.
• Relaciones.
• Control.

Esta norma tiene dos funciones:

• Controlar la creación y empleo de los encabezamientos como puntos de acceso.

• Describir una entidad, persona o familia. De esta manera se recopila y proporciona toda la información de la que se dispone sobre ese órgano productor.

Esta norma está relacionada con la norma ISAD(G) en el área de contexto (3.2), el nombre del productor (3.2.1) y la historia institucional o biográfica (3.2.2).

También prevé la posibilidad de organizar esta información en ficheros de encabezamientos autorizados.

DTDs (EAD, EAC y EAG)

Estas normas utilizan vocabularios basados en XML.

Los lenguajes de marcas se basan en que todos los documentos de un mismo tipo poseen una estructura común, por lo que se pueden codificar o etiquetar usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario.

Las etiquetas validas para los documentos de un mismo tipo se declaran en un archivo que recibe el nombre de DTD (Document Type Definition). Así se indica qué etiquetas pueden usarse en la codificación, su orden, cómo deben anidarse unas dentro de otras, cuáles son obligatorias y/o opcionales, etc.

Las principales iniciativas desarrolladas en este área son:

EAD

La EAD o Norma de Descripción Archivística Codificada se usa para la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de archivo.

Desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato normalizado para el intercambio de información basado en ISAD (G).

El objeto principal de codificación de la norma son inventarios y registros de cualquier extensión, ya existentes o de nueva creación, relativos a cualquier tipo de fondo documental. Incluye los documentos de archivo textuales, electrónicos, materiales visuales y registros sonoros.

Si queréis saber más sobre esta norma podéis consultar los siguientes enlaces: Articulo de Alejandro Delgado y en la web de la Universitat Pompeu Fabra

EAC

LaEAC o Norma de Contexto Archivístico Codificado permite la codificación en formato XML de los registros de autoridad, por lo que está relacionada con la ISAAR (CPF).

Se inicia en el año 2.000 aunque no está tan desarrollada como la EAD.

Para ver ejemplos del uso de EAC podéis consultar el Fichero de autoridades incorporado al Censo Guía de archivos de España e Iberoamérica. Cuando se accede a un registro de autoridad, en la parte superior derecha hay un enlace a su descripción en XML.

EAG

La EAG o Norma de Guía de Archivo Codificada es una herramienta para la redacción de guías de archivo en formato electrónico.

Surge como una propuesta de la Subdirección General de los Archivos Estatales y está estrechamente vinculada a los proyectos Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año 2012.

NEDA. NORMA ESPAÑOLA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVISTICA

Esta norma es la adaptación de la ISAD (G) al ámbito archivístico español.

Este proyecto surge a iniciativa de la Subdirección General de los Archivos Estatales, con la participación de representantes de los Archivos Estatales y de las Comunidades Autónomas.

Engloba todo el ciclo vital de los documentos y al igual que la ISAD (G) la NEDA también consta de 7 áreas:

1. Identificación.
2. Contexto.
3. Contenido y estructura.
4. Acceso y utilización.
5. Documentación relacionada.
6. Notas.
7. Control de descripción.

Puedes acceder a la norma NEDA completa en el siguiente enlace: NEDA_v1_2005_completa

NODAC

Es la adaptación de la Norma ISAD (G) al ámbito archivístico catalán.

Se elaboró por iniciativa conjunta del Departamento de Cultura de la Generalitat de Cataluña y de la Asociación de Archiveros de Cataluña.

A finales de 2006, una vez finalizado el proceso de revisión y la actualización del anexo de fondos documentales, se editó la versión definitiva de la NODAC.

NOGADA. NORMA GALLEGA DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

Ha sido elaborada por el Grupo de Trabajo de Archiveros de Galicia que cuentan con la experiencia previa de haber participado en la redacción de la primera versión de la NEDA.

Se trata de una norma de contenido, que concreta la estructura de la descripción y trata de desarrollar la información que debe recogerse en cada elemento de la norma. Su objetivo inicial es facilitar la aplicación de la norma ISAD(G) en los archivos de Galicia.

ARANOR. NORMA ARAGONESA PARA LA DESCRIPCION DE AUTORIDADES DE ARCHIVOS

Norma para elaborar registros de autoridades de archivo, relativos a instituciones, personas y familias, que complementa la norma ISAAR (CPF).

La norma ARANOR dota de contenido a todos los elementos que la norma ISAAR (CPF) señala como esenciales en la elaboración de un registro de autoridad de archivos, así como otros que se han considerado íntimamente relacionados con ellos.

ISO 15489:2001

La ISO 15489 sobre «Gestión de documentos» tiene como objetivo homogeneizar las políticas de diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en organizaciones públicas como privadas.

Propone la gestión de documentos como apoyo a un sistema de gestión de la calidad y asigna responsabilidades a las organizaciones respecto a las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con los documentos de archivo.

Consta de dos partes:

• Parte 1. Generalidades: es un compendio de buenas prácticas internacionales para la gestión de documentos de archivo.

• Parte 2. Directrices: constituye una guía de la metodología de diseño del sistema de gestión.

Ha sido traducida al español por el SC1 “Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones” (antiguo Comité Técnico 50) de AENOR.

ISO 23081:2004

La ISO 23081 sobre «Procesos de gestión de documentos – Metadatos para los documentos» tiene como finalidad proporcionar un marco para crear, manejar y utilizar metadatos como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y explicar los principios que los rigen, en el marco normativo de la ISO 15489.

Esta dividida en 3 partes:

• Parte 1. Principios.

• Parte 2. Implementación de los principios.

• Parte 3. Evaluación del conjunto de metadatos existentes e iniciativa para ISO 15489.

MOREQ. MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO

Está financiado a través del programa IDA (Interchange of Data between Administrations; actualmente progama IDABC. European eGovemment Services) de la Comisión Europea.

Se ha basado en la experiencia de distintos países europeos y se ha diseñado para que sea fácilmente manejado y ampliamente aplicado.

Esta norma contribuye a la normalización e impulso de la gestión de documentos de archivo en el marco de la administración electrónica.

Se publicó por primera vez en el año 2001, traduciendose posteriormente a distintas lenguas oficiales comunitarias.En el año 2008 se edita una nueva versión “MoReq2”. Entre las novedades que incluye la 2ª edición destacan:

• La incorporación de nuevos estándares desarrollados en otras normas como la ISO 15489 e ISAAR (CPF).
• La consideración de nuevas áreas relativas a sistemas de gestión de contenidos de sitios web.
• Las mejoras extraídas de la aplicación práctica de la 1ª versión MoReq.

En total reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos, que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionan adecuadamente con vistas a su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

El Grupo de Trabajo CARMEN (Control Archivístico de la Memoria ElectróNica), con la participación de archiveros de la Administración General del Estado, Comunidades Autonónas, Ayuntamientos y Universidades, realizó una revisión de la traducción de MoReq para adaptar el vocabulario a nuestro sistema archivístico.

Actualmente ya contamos con la MoReq2010 publicada en el año 2011.

PARA SABER MÁS…

La normalización en los archivos.

Conociendo la norma archivistica ISAD(G).