Pocas veces podemos diseñar el edificio que albergará nuestro archivo con su correspondiente fondo documental, sus trabajadores y sus usuarios. En la mayoría de los casos nos tenemos que conformar con adaptar un edificio o un local cuyo fin original no era el de servir de deposito documental.

En este post queremos daros unas breves pinceladas sobre lo que hay que tener en cuenta a la hora de construir nuestro archivo ideal.

A la hora de construir el edificio que albergará el archivo debemos tener en cuenta las características del terreno y del entorno donde se va a ubicar.

Donde NO debemos ubicarlo:

• En zonas donde abunde la humedad procedente del subsuelo, ya que en estos casos, los cimientos llevan la humedad, por capilaridad, a todo el edificio.
• Lugares donde exista probabilidad de que ocurran lluvias torrenciales ocasionales.
• Elevaciones naturales propensas a caídas torrenciales de agua y con terreno poco permeable.
• Lugares próximos a industrias contaminantes o a potenciales objetivos bélicos.

Lugares propicios:

• En lugares donde existan buenas comunicaciones.
• Próximos a otros centros docentes y culturales.

Todos sabemos que las características arquitectónicas varían dependiendo de distintos factores, como las modas, razones urbanísticas, condicionamientos geológicos, climáticos, geográficos, económicos, etc.

Un edificio destinado a albergar un archivo debe cumplir con una serie de requisitos:

• Todos los materiales de suelos, paredes y techos deben ser resistentes al fuego, en mayor o menor medida, dependiendo de la altura, de la superficie y de las características del área.
• El edificio debe estar aislado térmica y acústicamente.
• El cálculo de la estructura del edificio o de sus elementos sustentantes se realizará en función de sus áreas, siendo la de mayor sobrecarga, el área destinada a depósito documental.

Las plantas de nuestro edificio pueden ser de:

• desarrollo vertical, es decir, en forma de torre. En este caso, se necesita una buena instalación de ascensores, montacargas y de escaleras. Además de escaleras de socorro exteriores y toboganes para desalojar los fondos lo más rápido posible en caso de emergencia. Su inconveniente es que si se corta el suministro eléctrico, los pisos altos quedan sin servicio. Normalmente este tipo de edificio se construye en lugares donde hay escasez de espacio o el solar es caro.
• desarrollo horizontal, al nivel del suelo. Como ventaja, citar que el problema de ascensores y montacargas es mínimo. El inconveniente es que hay que realizar largos desplazamientos. Estos edificios extendidos son los mejor valorados por archiveros y bibliotecarios, porque presentan menos problemas en el transporte y acarreo de los documentos.
• desarrollo vertical en profundidad, es decir subterráneos. Entre sus inconvenientes mencionar que si hay avería pueden quedar bloqueados y que además precisan de una buena instalación de renovación de aire.

Actualmente, lo más frecuente es la construcción de edificios mixtos, es decir, con varias plantas en superficie y otras bajo tierra. El tipo de planta más utilizada es la rectangular.

Las áreas que todo edificio destinado a albergar documentación debería tener son: depósito, servicios internos y servicios al público.

Ya sabemos que frecuentemente esto no es así, ya que en muchos casos los usuarios pueden pasearse a sus anchas por nuestras áreas de trabajo e incluso en demasiadas ocasiones nos vemos obligados a trabajar en el propio depósito documental, con el consiguiente daño para los documentos y para nuestra salud.

• El depósito
  En esta área las medidas preventivas de conservación son fundamentales, ya que es aquí donde los documentos permanecen más tiempo. Por ello, el depósito ocupará un lugar prioritario dentro del edificio.

  Aspectos a tener en cuenta:

  • Debe estar aislado del resto de las áreas.
  • Sus fachadas no deben estar expuestas al sol y ni a los vientos dominantes.
  • Los muros y puertas serán cortafuegos, y reunirán las condiciones de seguridad y normativa de emergencia propias del país.
  • Las escaleras, ascensores y montacargas se construirán en el exterior del mismo, por seguridad ante posibles incendios.
  • Las dimensiones del depósito varían dependiendo del volumen documental y del crecimiento previsible del mismo. No obstante, en cuanto a seguridad, es conveniente que el depósito se compartimente en áreas de dimensiones no superiores a 200 metros cuadrados, ni inferiores a 150 metros cuadrados.
  • La altura del techo debe permitir alcanzar los documentos colocados en el último estante sin ayuda de escaleras. Se suele fijar una altura de entre 2,30 y 2,50 metros.
  • El depósito debe soportar el peso de la documentación, de sus contenedores y de las estanterías. Como cifra media para la cimentación se acepta la de 1.000 kg/m2 por planta de 2,50 metros de altura, con estanterías tradicionales y pasillos de 75 centimetros. La estantería de tipo compacto necesita una mayor resistencia, ya que acumula mucho más volumen de documentos en menor espacio.
  • Debe estar bien comunicado con el resto de las áreas del edificio.

   

  Como ya hemos comentado en ocasiones anteriores es muy importante controlar la:

  • Humedad: para ello el depósito se debe ubicar por encima de la rasante y evitar el paso por el mismo de cualquier conducción hidráulica. Además las paredes, techos y suelos deben llevar un revestimiento impermeable inoxidable.
  • Temperatura: para lo que se emplearán materiales aislantes térmicos. Además se tendrá en cuenta la orientación más beneficiosa en cuanto a temperatura y ventilación.
  • Luz: debe evitarse el exceso de luz. Los huecos destinados a ventanas o claraboyas no deben superar el 15% de la superficie total del muro. El cerramiento debe ser aislante y con posibilidades de evitar el exceso de luz. Se puede regular la incidencia de la luz natural directa mediante el uso de vidrios absorbentes. La intensidad de la luz ha de ser muy baja, sobre 50 lux. Es conveniente instalar interruptores con temporizador o sensores de presencia.
  • Polvo: para evitarlo el material del pavimento será de desgaste mínimo a la abrasión y con el menor número posible de junturas. Son muy convenientes los materiales plásticos termoestables, del tipo linóleo o el moderno PVC.

   

• Área de Servicios internos
  Es un área para uso exclusivo de los trabajadores. En ella se encuentran los locales para la recepción de la documentación, los de tratamiento de desinfección y desinsectación y los locales para el tratamiento técnico de los documentos.
  En algunos casos también se incluyen los talleres de reprografía, restauración, encuadernación y los despachos del personal.
  El local de limpieza tendrá unos 10 metros cuadrados de superficie con unos techos de altura normal. Y los locales de fumigación para el tratamiento de desinfección y desinsectación unos 5 metros cuadrados.

 

• Área de servicios públicos
  A esta zona tienen acceso los trabajadores y usuarios del archivo.
  Comprende la recepción, información, secretaría y las salas de consulta, exposiciones y conferencias.
  A nivel preventivo un punto de interés es la sala de consulta. Para facilitar la consulta y la lectura de los documentos, será necesario elevar la intensidad lumínica para que sea de entre 500 a 700 lux, mientras que en el deposito no debería superar los 50 lux. Otro aspecto a tener en cuenta es la temperatura, que deberá adecuarse más al usuario que a la propia documentación.
  También debemos contar con mesas cómodas y atriles para una manipulación más segura de los documentos. Además es necesario vigilar que se hace un correcto manejo de los documentos.
  La sala de exposiciones es otro lugar que interesa estudiar más detenidamente desde el punto de vista preventivo. Ya hemos comentado en post anteriores que los exposiciones nunca son beneficiosas para los documentos y que hay que descartar las exposiciones permanentes.
  Para controlar la humedad debemos usar productos higroscópicos del tipo reversible como el gel de sílice, que podrá colocarse en el interior de las vitrinas. La sujeción de los documentos debe ser los más inocua posible, evitando elementos punzantes y el uso abusivo de cintas adhesivas que deberán ser de alta calidad con elementos adherentes no oxidables.

¿QUE OTROS ASPECTOS PENSAIS QUE SON IMPORTANTES A LA HORA DE DISEÑAR EL EDIFICIO QUE ALBERGARA UN ARCHIVO?