¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano «Records management«, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como «el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones» (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa. Además nos permite aprovechar mejor los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa).

Yo soy de las que opinan que el trabajo archivístico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivísticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación.
Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo. De esta manera sabremos fácilmente cuáles pueden destruirse y cuándo debe hacerse.
Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.

BENEFICIOS DE UNA BUENA GESTIÓN DOCUMENTAL

Una eficaz gestión de documentos nos aporta muchas ventajas competitivas, entre las que destacan:

Tener localizados en todo momento los documentos generados y gestionados por nuestra empresa. Saber en qué caja, archivador o carpeta (física o virtual) se encuentra cada uno de los documentos nos permitirá mejorar la productividad al reducir el tiempo de búsqueda.

Optimizar el espacio en nuestras instalaciones. Además así evitamos cajas encima de armarios, detrás de las puertas, etc, que lo único que hacen es entorpecer el trabajo diario.

Controlar el acceso, uso y circulación de los documentos, de manera que solo las personas autorizadas pueden acceder a documentos que contienen datos confidenciales (nominas, información financiera, datos médicos, etc.). Esta cuestión es muy importante para cumplir con la ley de protección de datos.

Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas. ¿Cuantas veces nos hemos encontrado las mismas facturas en distintos departamentos? ¿Cuantos versiones de un mismo documento electrónico nos hemos encontrado sin saber cuál era la última actualización?

Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de nuestra empresa. Tener a disposición toda la información actualizada sobre un determinado tema, ayudará a valorar mejor los pros y contras de una determinada acción.

Ahorrar costes derivados del tiempo y el personal empleado en las búsquedas de documentación no identificada de manera clara e inequívoca. ¿Cuantas veces hemos tenido que invertir una mañana entera o un día completo para buscar un documento? ¿Cuantas otras tareas hubiésemos podido realizar en dicho tiempo? Ya se dice que «el tiempo es oro».

Ahorrar costes en el mantenimiento y gestión de la documentación. Una buena gestión documental nos permite una mejor planificación y aprovechamiento de nuestros recursos.

Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios. De esta manera generamos espacio para la nueva documentación y evitamos la destrucción indebida de documentos.

Cumplir con los requisitos legales, auditorias y demandas judiciales. Con una buena gestión documental siempre vamos a poder tener a mano los documentos que nos permitan hacer frente a las reclamaciones de la Administración Publica y de nuestros clientes o proveedores. ¿Os ha pasado que el auditor os pida un documento y no poder mostrárselo porque no está en el archivador o caja que le corresponde y no sabemos quién lo tiene en ese momento?