¿Digitalizamos nuestro archivo?

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

Digitalizacion de documentos

También se utiliza un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) para convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia con el resumen de este articulo.

RECOMENDACIONES IMPORTANTES A LA HORA DE DIGITALIZAR

Antes de empezar a digitalizar, es importante realizar una reflexión y análisis sobre si nos va a compensar hacerlo. Ten en cuenta que digitalizar supone un coste económico, de recursos y de tiempo.

Por ejemplo, una empresa pequeña, que cuenta con un único centro de trabajo, en el que esta incluido el archivo físico, quizá no necesite digitalizar. En cambio en grandes empresas con varios centros de trabajo sí que resulta muy útil para el trabajo diario, ya que un mismo documento puede ser consultado desde distintos puestos de trabajo de una manera rápida.

Si bien es cierto que tener los documentos digitalizados aporta muchas ventajas, la digitalización no es un proceso imprescindible para un archivo.

Otra cuestión sobre la que debemos reflexionar es si vamos a digitalizar todo nuestro archivo o solo una parte. Igual nos conviene digitalizar solo las series documentales de consulta frecuente y urgente, los documentos con información relevante o los documentos deteriorados para poder asegurarnos la conservación de la información que contienen.

Otro aspecto importante a analizar es el objetivo que perseguimos. No es lo mismo digitalizar documentación administrativa actual y de uso diario, que digitalizar el fondo antiguo para garantizar su conservación sin limitar el acceso a su contenido.

Tampoco es lo mismo digitalizar con el objetivo de conservar que con el de difundir, ya que las especificaciones técnicas del proceso varían. Por ejemplo, si queremos escanear los documentos para difundirlos a través de nuestra web nos puede valer con un archivo electrónico en formato JPEG, PNG o PDF. En cambio si lo que buscamos es la conservación es más conveniente optar por un formato TIFF o RAW.

Es muy recomendable utilizar software libre, ya que así nos aseguramos de que siempre podremos utilizarlo y adaptarlo a nuestras necesidades sin depender de un tercero.

También es necesario realizar copias de seguridad y según avance la tecnología tendremos que valorar si es necesario realizar una migración a otros soportes.

No olvidéis que los documentos que van a ser digitalizados tienen que estar bien clasificados y ordenados de manera que puedan localizarse rápidamente. Si nuestro archivo no esta bien ordenado, la digitalización será mucho mas compleja y no nos resultará útil.

“La digitalización por si misma no va a resolver nuestros problemas de gestión documental.”

El escaneo de documentación debe realizarse de una manera organizada y meticulosa para evitar mezclar, traspapelar y/o romper documentos. Además se deben elaborar hojas de incidencias para reflejar todo aquello que consideremos de intereses, desde errores de foliado hasta rotura de documentos.

Cada documento debe ir debidamente identificado con sus correspondiente metadatos para poder identificar, autentificar y contextualizar los registros. Además estos metadatos aportan información sobre el contexto, contenido, estructura y gestión a lo largo del tiempo de los documentos.

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE DIGITALIZAR NUESTRO ARCHIVO

Como todo en esta vida, la digitalización de documentos tienen sus cosas buenas y sus cosas no tan buenas, aunque es verdad que tiene mas ventajas que desventajas.

Entre los beneficios mas destacados están:

  • Ahorro de espacio físico.
  • Facilita la recuperación y consulta de la información contenida en los documentos.
  • Permite la consulta simultanea de un mismo documento en varios puestos de trabajo separados físicamente.
  • Ayuda en la conservación del documento original, a la vez que permite el acceso a la información que contiene.
  • Facilita la reproducción, ya que podemos imprimir tantas copias como deseemos.
  • Permite controlar el acceso y garantizar la confidencialidad, ya que limita el acceso al documento.
  • Ayuda en la valoración y expurgo de documentación, porque comenzar un proceso de digitalización requiere de un análisis previo sobre los documentos que son importantes conservar y que deben ser escaneados.

A la hora de hablar de inconvenientes debemos tener en cuenta que:

  • Requiere de una inversión económica para la compra del equipo y software de digitalización o para contratar a una empresa externa especializada.
  • Es necesario formar a los usuarios en el manejo del sistema de gestión documental.
  • Con la evolución de la tecnología los soportes se van quedando obsoletos y es necesario realizar migraciones a otros nuevos.

INFOGRAFIA

Infografia: digitalizacion de documentos enarchivos

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