«Lo que no se ve, no existe». Esta frase es aplicable a cualquier ámbito de la vida, incluida la archivistica.

Por esto, cada vez son más los archivos que quieren darse a conocer y difundir los documentos que custodian. Para ello llevan a cabo distintas actividades encaminadas a transmitir transparencia y a crear un vinculo con sus usuarios y con el entorno donde están ubicados.

Desde hace años los archiveros vienen trabajando en dar visibilidad a los archivos donde trabajan. Es una pena custodiar documentos tan interesantes para la historia y la memoria de la sociedad y que los ciudadanos no sepan que existen. Además abrir el archivo al publico en general nos permite:

• Atraer a un publico no especializado, pero al que le puede interesar la información que custodia el archivo.
• Conseguir un mayor respeto hacia el patrimonio documental y concienciar al visitante sobre la importancia de este patrimonio.
• Aumentar la rentabilidad económica del archivo, al atraer un mayor numero de usuarios e investigadores.
• Revalorizar los fondos, servicios y trabajo archivistico, aportando valor y visiblidad al trabajo de los archiveros.

Aparte de las actividades que pueda organizar el archivo para atraer visitantes, es muy importante la ubicación física del archivo. Por ejemplo, si el edificio está situado en una zona peatonal y cuenta con buenos accesos, será más fácil atraer personas. También ayuda que las instalaciones sean cómodas y agradables. Esto se puede conseguir con una buena iluminación para las salas de consulta y el uso de colores cálidos.

 

¿QUE ACTIVIDADES PODEMOS LLEVAR A CABO PARA DAR A CONOCER A NUESTRO ARCHIVO Y LOS DOCUMENTOS QUE CONSERVA?

Tenemos distintas opciones para intentar atraer personas y conseguir que vean el archivo como algo que aporta valor, no solo como un almacén de «papeles viejos» y/o papeles administrativos que solo son validos cuando tienen algún problema con la Administración Pública.

 

Visitas guiadas y/o virtuales

Estas nos ayudan a mostrar las instalaciones con que cuenta el archivo, las actividades y funciones que realiza, la tipologia documental y el contenido de los documentos que se custodian.
Las visitas guiadas permiten una mayor interacción con los usuarios y transmiten cercanía. Las virtuales, a través de un sitio web, facilitan el acceso a un mayor numero de personas.

 

Exposiciones

Este es un formato que funciona muy bien, ya que permite adaptarlas a una gran variedad de temas.
Las exposiciones historicas que muestran el antes y despues de una ciudad, de los usos y costumbres de un pueblo, etc., tienen mucho tiron entre la gente de mas edad, porque les trae recuerdos.
Realizar exposiciones con documentos donados, sirven para agradecer a las personas que han realizado las donaciones y puede animar a otras personas a donar sus archivos familiares y/o privados.
En las exposiciones un elemento muy importante son los paneles informativos que acompañan a cada uno de los documentos expuestos. En estos paneles aparecen datos como: el tipo documental, el asunto, fecha, personas que intervienen y su biografia, aspectos externos del documento que puedan llamar la atencion del visitante, etc. También se puede añadir una breve explicación de los elementos visibles del documento, señalandolos con un numero en una foto del documento que figure en el panel junto a la explicación.

 

Materiales didácticos y audiovisuales

Elaborar guías, folletos, tripticos, y otros materiales con valor pedagógico, histórico o informativo. Deben aparecer los datos generales del archivo: dónde se ubica, funciones, objetivos, fondos documentales y servicios que presta.
Deben ser sencillos y adaptados a los distintos colectivos a los que van dirigidos (escolares, universitarios, jubilados, amas de casa…).
Como debemos captar la atención del usuario, es conveniente seleccionar documentos que resulten muy atractivos visualmente, a ser posible de distintos tipos y soportes (manuscritos, mapas, mecanografiados, planos, carteles, fotografias, sellos, membretes, etc.).
Si elaboramos una guía es importante que contenga una parte didáctica con pasatiempos, ejercicios y juegos basados en lo aprendido con la guía.

 

Talleres y cursos

Son una buena opción, ya que permiten una gran diversidad de temas.
Podemos realizarlos con el objetivo de mostrar el trabajo archivistico, facilitando batas, guantes y mascaras para enseñarles a manipular correctamente los documentos antiguos, su limpieza, clasificación, etc. También podemos enseñarles a usar las herramientas archivisticas para obtener información o pueden tratar sobre genealogía o como realizar un arbol genealógico, etc.

 

Participar en seminarios, jornadas, congresos, etc.

Esto nos da una gran visibilidad y nos ayuda a compartir con otros compañeros nuestras experiencias.

 

Publicar artículos en medios de comunicación.

Podemos colaborar en revistas de investigación y prensa. También publicar periódicamente contenidos sobre el archivo y sus actividades en blogs, ya sean propio o de terceros.

 

Realizar eventos para conmemorar efemérides y fechas señaladas

Una muy importante se celebra el 9 de junio, ¿adivinais cual?…
Exactamente, es el dia internacional de los archivos.

 

Permitir la celebración de eventos externos

Abrir a asociaciones e instituciones nuestras instalaciones para que organicen sus eventos, aunque no estén relacionados con la archivistica.

 

Merchandising

Elaborar marcapaginas, bolsas, libretas, bolis, y otros materiales que podamos regalara a las personas que visiten nuestro archivo.
En todo material debe aparecer la imagen o logotipo del archivo, así como otros datos de interés (ubicación, horario, teléfono, email, etc.). Podemos utilizar alguno de los documentos mas llamativos de nuestro fondo para que aparezcan en dichos objetos.

 

Documento del mes

Destacar documentos interesantes por la estética o por la información que contienen. Puede hacerse a través de nuestro sitio web y/o físicamente.

 

Libros de visitas

Donde los usuarios que han acudido al archivo puedan dejar un comentario o dedicatoria. De esta manera damos pie a que la gente participe y conseguimos feedback de la visita, lo que nos puede ayudar a detectar cosas que se pueden mejorar.

 

¿Qué otras acciones se os ocurren o realizáis en vuestros archivos? Podéis escribir vuestras experiencias en los comentarios.

 

PARA SABER MAS…

 

Os recomiendo la lectura de las experiencias del Archivo Municipal del Ayuntamiento de León y del Archivo Municipal de Baeza (Jaén), ambas pertenecientes a las actas de las «Jornadas Archivando: usuarios, retos y oportunidades» organizadas por la Fundación Sierra Pambley, el 10 y 11 de noviembre del 2016.