Todas las empresas por pequeñas que sean cuentan con recursos y materiales para poder crear su propia biblioteca.

¡Ojo! Cuando hablamos de una biblioteca, nos referimos a una colección ordenada, y no a un monton de libros, revistas, enciclopedias y otros materiales bibliograficos colocados en estanterias sin ningun orden ni control.

¿No te gustaría que tu empresa contase con una biblioteca que reuniese todos los materiales bibliograficos en un unico lugar y que estuviese a disposición de todos los trabajadores?

Si aún no lo tienes claro, vamos a enumerar alguno de los beneficios que aporta tener una biblioteca:

• Nos permite una mejor racionalización y gestión del espacio.
• Aprovechamos mejor los recursos. Por un lado, reducimos costes al evitar las adquisiciones duplicadas y al poder saber si hemos recibido todos los numeros de una revista a la que estamos suscritos. Por otro lado, ahorramos tiempo, ya que sabemos en todo momento los materiales que tenemos y dónde los podemos encontrar.
• Los materiales bibliograficos están a disposición de más personas y por tanto se les puede sacar un mayor rendimiento.

¿Te has convencido ya de que a tu empresa le conviene tener una biblioteca? Pues vamos a ver que herramientas necesitamos y cómo lo hacemos.

Al final del post encontrareis una infografia con el resumen del post.

Lo primero que debemos hacer es realizar un listado para saber:

1. con que materiales bibliograficos contamos.
2. dónde los tenemos.
3. qué tematicas desarrollan.
4. quién es el responsable de ellos o quien los tiene guardados.

Todos estos datos nos van a ayudar a planificar nuestra biblioteca y a buscar el mejor lugar donde ubicarla fisicamente. Otra cuestión a tener en cuenta es si además de una biblioteca central, los despachos y oficinas contarán con sus propias bibliotecas.

La biblioteca debe tener espacio suficiente para colocar todos los materiales, teniendo en cuenta que nuestra coleccion irá creciendo con el tiempo. Además es recomendable que sea un lugar de facil acceso para todos los trabajadores.

Aparte de las estanterias donde ubicaremos los ejemplares, la sala debe contar con una mesa y sillas para poder consultar los materiales comodamente. Ademas debe contar con un ordenador para poder consultar y realizar búsquedas en el catalogo de nuestra biblioteca. Tambien se puede mantener un catalogo en soporte papel, pero a la larga el mantenimiento es más costoso y no es demasiado comodo para realizar búsquedas.

Otro aspecto muy importante, y al que a veces no se le da demasiada importancia, es designar a un responsable. Esta persona será el encargado de gestionar la biblioteca y llevar un control de las entradas y salidas.

Los tipos de recursos que podemos incluir en nuestra biblioteca son:

• Libros.
• Revistas.
• Periodicos.
• Enciclopedias.
• Catalogos de servicios y productos.
• Diccionarios.
• Legislacion.
• …

Si nuestros empleados acuden a seminarios, jornadas o cursos pagados por la empresa es interesante que esos materiales (excepto los apuntes personales de los asistentes) estén disponibles para todos con el objetivo de sacarles el mayor provecho.

A la hora de organizar nuestra biblioteca tenemos varias opciones. Tenemos que ver cuál se adapta mejor a nuestras necesidades y a nuestro espacio.

Una de las opciones es dar a cada ejemplar un numero correlativo y colocarlos seguidos en las estanterias, independientemente de su tematica. Esta puede ser una buena opción si contamos con poco espacio. Además las nuevas adquisiciones se ponen al final y no tenemos que preocuparnos por nada mas. El inconveniente es que necesitaremos, sí o sí, un catalogo online para poder localizar lo que buscamos.

Otra forma de organizarla es similar a la utilizada en las bibliotecas publicas: agrupar los materiales por tematica. Dentro de cada area los podemos ordenar por numero correlativo o por autor y despues por titulo.

Si los vamos a agrupar por temas, debemos elaborar un cuadro de clasificación para asignar a cada tema un codigo numerico. Para esto podemos basarnos en el sistema CDU (Clasificación Decimal Universal) que utilizan la bibliotecas publicas. Digo basarnos, porque la CDU es bastante compleja, asi que lo que haremos será crear nuestra propia CDU, sencilla y adaptada a nuestras necesidades. Podemos adjuntar esta clasificacion como anexo al cuadro de clasificacion de nuestro archivo.

A continuación os dejo un pequeño ejemplo de cuadro de clasificacion de materias para que os sirva de inspiración:

Como veis se trata de ir añadiendo numeros y darles una estructura jerarquica. Empezad haciendo areas tematicas grandes y luego si lo necesitais podeis ir añadiendo subgrupos. Al principio puede costar un poco, pero el resultado merece la pena. Para elaborar este cuadro de clasificacion nos va a venir muy bien el trabajo que hicimos en la fase de planificación, donde elaboramos una lista de los materiales bibliograficos y sus tematicas.

Para poder tener bien organizada nuestra biblioteca necesitamos:

• Etiquetas de colores para el tejuelo. ¿Que es el tejuelo? Si sois usuarios de bibliotecas, habreis visto que los libros en la parte inferior del lomo traen un etiqueta cuadrada o rectangular. En esta etiqueta aparece el codigo numerico de la CDU, debajo las 3 primeras letras del apellido del autor y justo debajo las 3 primeras letras del titulo del libro. En la biblioteca de nuestra empresa podemos utilizar un color para cada area tematica, por ejemplo, todos los libros de medio ambiente pueden ir de color verde. De esta manera facilitamos la localización y posterior devolución. En este tejuelo añadiremos nuestro codigo de clasificación, numero correlativo o las 3 primeras letras del apellido del autor y las 3 primeras letras del titulo, dependiendo del sistema que hayamos utilizado.
• Access, Excel o cualquier otro software que nos permita crear una base de datos para nuestro catalogo online. El inventario puede contar con los siguientes campos (pero recordad que podeis añadir todos aquellos que considereis necesarios):

Materia

Codigo de clasificación.

Titulo

Autor

Fecha de publicacion

Editorial

Ubicacion

Signatura

Responsable

Observaciones

• Hoja de prestamos. Es un documento para llevar un registro de los materiales prestados. Podemos hacerlo online o simplemente imprimirlo y dejar la hoja en un sitio visible. Podemos incluir los siguiente campos: fecha del prestamo, quien se lo lleva, titulo, soporte (papel, CD, DVD…) y la fecha de devolución. Este documento nos permitirá realizar estadisticas y conocer los materiales que mas se usan.

Bueno, pues espero que os haya resultado inspirador y que os animeis a organizar y dar valor a vuestra biblioteca, os garantizo que el esfuerzo merece la pena.