Los instrumentos de consulta en archivos

Los instrumentos de consulta son herramientas fundamentales en los archivos, ya que nos permiten llevar un control de los documentos para posteriormente poder localizarlos y recuperarlos.

 

Los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

Quizá el termino “instrumentos de consulta” no te suene, pero seguro que alguno de los siguientes sí:

  • Instrumentos de descripción.
  • Instrumentos de información.
  • Instrumentos de trabajo.
  • Instrumentos de consulta.
  • Instrumentos de control.
  • Instrumentos de referencia.

Estas son algunas de las acepciones con las que solemos referirnos a estos documentos.

 

¿QUÉ SON LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA?

 

Vamos a fijarnos en la definición que da la Dirección de Archivos Estatales sobre lo que es un instrumento de consulta:

“documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe individual o colectivamente un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos que permita su adecuada localización y recuperación.”

 

Vista y leída así la definición puede ser un poco farragosa. Por ello, vamos a ir por partes.

Lo primero que nos dice es que es un documento, que puede estar en cualquier soporte (papel, electrónico, etc.) y que puede estar publicado o no. Esta parte supongo que queda clara.

Sigamos con la definición. La siguiente parte nos habla de la finalidad de este documento. Nos dice que puede describir un único documento o un conjunto de ellos, como son las series documentales, con el fin de controlar dichos documentos y posibilitar su posterior localización y recuperación.

Por lo tanto, las palabras clave que definen a un instrumento de consulta son: descripción, control y recuperación.

Teniendo en cuenta todo lo expuesto, vemos que cuando hablamos de instrumentos de consulta no estamos hablando de un único tipo de documento, sino que engloba varias tipologias documentales.

Esto se entiende mejor si nos fijamos en la clasificación de los instrumentos de consulta:

 

Clasificacion de los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

En la infografia vemos que los instrumentos de consulta se dividen en dos grandes categorías: los instrumentos de control y los instrumentos de referencia.

A su vez dentro de los instrumentos de control tenemos los documentos que ayudan a la identificación y los que ayudan a la valoración de los documentos.

Por su parte, dentro de los instrumentos de referencia tenemos los documentos que sirven para la descripción y los que ayudan a la difusión, tanto de los documentos como de los archivos.

Normalmente los instrumentos de control se elaboran antes que los de referencia, ya que van asociados a las tareas de identificación y valoración de los documentos y series documentales. Además suelen ser para uso interno del archivo que los crea.

Por su parte, los instrumentos de referencia están mas orientados a facilitar el conocimiento externo de la documentación que alberga el archivo y sirven de lazo de unión entre el archivo y los usuarios.

 

INFOGRAFIA

 

A continuación te dejo una infografia a modo de resumen del post.

 

Infografia: Los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

 

PARA SABER MAS…

Los instrumentos de descripcion en archivos

 

Espero que este post te hay resultado útil e interesante. Me puedes dejar tu opinión, dudas, preguntas y sugerencias abajo en los comentarios.

 

 

Un comentario en “Los instrumentos de consulta en archivos

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