Los archiveros, bibliotecarios y documentalistas organizamos y tratamos los distintos tipos de documentos con el fin de garantizar su posterior localización y el uso de la información que contienen.

Por ello una de nuestras tareas fundamentales es la búsqueda de información, en la que hacemos de intermediarios entre el usuario y la información que necesita.

El usuario acude a nosotros porque necesita ayuda para localizar la información que precisa. Por lo que nosotros debemos ser capaces de planificar y definir la estrategia de búsqueda con ayuda del propio usuario.

¿CUÁL ES EL PAPEL DEL PROFESIONAL DE LA INFORMACION EN LA BUSQUEDAS?

Como ya hemos comentado anteriormente el profesional de la información sirve de puente entre el usuario y el documento que contiene la información que el usuario necesita.

Por ello es importante saber:

• Analizar y definir una consulta con precisión.
• Decidir cuál es la fuente más adecuada, teniendo en cuenta factores como la fiabilidad, rapidez y precio.
• Analizar y valorar la relevancia de los resultados.
• Aportar valor añadido a la información recuperada.
• Definir, establecer y mantener los circuitos de información.

Para poder informar nosotros también debemos estar informados por lo que es conveniente:

• Tener una actitud abierta y receptiva ante cualquier tema.
• Ser curiosos.
• Tener capacidad de comunicación y trato con las personas.
• Conocer los sistemas de búsqueda y recuperación de información.
• Dominar los lenguajes de interrogación: lógica booleana, indices invertidos, truncamientos, etc.
• Conocer las distintas fuentes de información.

LAS ENTREVISTAS DE REFERENCIA

A la hora de realizar una búsqueda de información para un usuario debemos conocer exactamente qué está buscando. Cosa que no siempre es sencilla porque a veces ni ellos mismos son conscientes de lo que realmente necesitan.

Una buena herramienta para ayudarnos a definir y concretar la búsqueda y las necesidades de información del usuario es realizar una entrevista de referencia.

Esto no es más que una conversación con el usuario en la que a través de varias preguntas, abiertas o cerradas, vamos concretando y limitando la búsqueda para saber que información precisa.

La profundidad de la entrevista dependerá de la consulta, ya que cuanto más especializado es el tema planteado por el usuario mas detallada será la entrevista.

¿QUÉ CUESTIONES SE TRATAN EN UNA ENTREVISTA DE REFERENCIA?

Algunos de los aspectos que debemos incluir en una entrevista de referencia son:

• El tema principal de la búsqueda y otras cuestiones que puedan estar relacionadas con el mismo. Esto nos servirá para delimitar el tema y poder excluir aquello que al usuario no le interesa.

• La información que ya conoce el usuario. Se trata de descartar los datos, obras o autores que ya ha consultado el usuario y así evitar la información redundante.

• La finalidad de la búsqueda. De esta manera podemos determinar el grado de especialización y en qué fuentes se realizará la búsqueda. No es lo mismo recabar información para realizar una tesis doctoral que para un trabajo de clase.

• La cantidad de información. Se trata de conocer el número de respuestas que quiere el usuario. Saber si le vale con un número limitado de documentos o si quiere todas las referencias y datos que encontremos.

• El idioma. Esto nos ayuda a descartar algunas referencias que el usuario no va a emplear.

• Los limites cronológicos. ¿Desde que año quiere el usuario que se haga la búsqueda?

• Los limites geográficos. ¿El tema se limita a un ámbito geográfico concreto o no?

• El formato de la respuesta y la forma de recibirla. ¿Cómo quiere el usuario recibir la respuesta: en papel o en formato electrónico? ¿La recogerá personalmente o prefiere que se la enviemos por email?

• Lo que está dispuesto a pagar. A veces la única manera de resolver una consulta es utilizando bases de datos o servicios de información de pago. Por ello, es importante preguntar al usuario cuánto está dispuesto a gastar para resolver su consulta.

¿CÓMO FORMULAR UNA ESTRATEGIA DE BÚSQUEDA?

Una vez que sabemos lo que tenemos que buscar gracias a la entrevista de referencia, ya podemos ponernos manos a la obra.

Ha llegado el momento de formular y ejecutar la búsqueda. Para ello podemos seguir los siguientes pasos:

• Definir el tema sobre el que deseamos obtener la información, sintetizándolo en frases cortas.

• Identificar los conceptos centrales y más significativos, excluyendo los innecesarios. Se trata de elegir los términos mas adecuados.

• Elegir el tipo de fuente o instrumento que vamos a utilizar para realizar la búsqueda. Podemos utilizar repositorios, catálogos, boletines de sumarios, bases de datos, obras de referencia, etc.

• Traducir los términos de búsqueda al lenguaje utilizado por el sistema de recuperación que vamos a utilizar. Se trata de elegir los descriptores y palabras clave que vamos a emplear. En esta fase nos podemos ayudar de tesauros, listas de términos, clasificaciones, encabezamientos de materia, etc.

• Formular la ecuación de búsqueda para lograr la mayor pertinencia de resultados y la mayor exhaustividad. En esta fase se trata de unir los distintos términos que queremos buscar mediante el uso de operadores de búsqueda (booleanos, de proximidad, truncamiento, etc.). Conviene hacer la ecuación de búsqueda en varios pasos, siguiendo una progresión lógica de creación de conjuntos.

• Llevar a cabo la búsqueda y visualizar los resultados. Es momento de comprobar si los documentos recuperados son relevantes y pertinentes o si, por el contrario, hay que modificar la estrategia y repetir la búsqueda.

Espero que te haya gustado esta breve aproximación a las búsquedas de información. La verdad es que es un tema complejo que da para muchos posts. ¿Qué tal se te da realizar búsquedas de información?