Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

Censos.
Guías.
Inventarios.
Catálogos.
Indices.

Habrá que elegir el que mejor se adapte a nuestras necesidades, teniendo en cuenta nuestros recursos y la relación entre lo que cuesta elaborarlo y el rendimiento que se le va a sacar.

Por ejemplo, si lo que queremos es difundir nuestro archivo, lo mejor es elaborar una guía, ya que esta muestra de forma general los fondos y servicios del archivo.

En cambio los inventarios nos permiten conocer con exactitud las series documentales y así poder establecer un plan de organización y mantener el control sobre los fondos.

A continuación veremos cada uno de los instrumentos de descripción. Al final del post encontrarás una infografia con el resumen de este articulo.

CENSO

Este tipo de instrumentos de descripción incluye información general sobre el archivo, la institución a la que pertenece y los fondos que alberga. Por lo que ayuda a dar visibilidad y difundir el archivo.

El censo identifica los archivos pertenecientes a un ámbito determinado (territorialidad, titularidad, tipo, etc.) y proporciona datos generales sobre los mismos: titularidad, dirección, personal, fondos que custodia, horarios, servicios, forma de contacto, etc.

Un ejemplo lo tienes en el Censo-guia de Archivos de España e Iberoamerica elaborado por el Ministerio de Cultura.

GUIA

Es un instrumento que proporciona información sobre los fondos del archivo y la institución que los custodia.

Es una buena herramienta para ofrecer al exterior una vision global de los fondos del archivo, por lo que es el primer instrumento que el usuario necesita para aproximarse y acceder a un archivo.

La guía describe globalmente los fondos, esboza la historia de los organismos productores y facilita información auxiliar básica sobre el archivo y los servicios que ofrece (horarios, instrumentos de descripción, publicaciones sobre los fondos, etc.).

Su formato puede variar ya que puede editarse en forma de tríptico, como un volumen de numerosas paginas o aparecer en la pagina web del archivo.

Ejemplos: En la pagina web del Ministerio de Cultura puedes consultar varias Guias de Archivos y Centros Estatales.

INVENTARIO

El inventario describe las series documentales que conforman un fondo, siguiendo el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.

Este tipo de instrumento ayuda al usuario a conocer el contenido de un fondo y a localizar rápidamente lo que necesita. Ademas permite al personal del archivo controlar la documentación.

Para facilitar su consulta y operatividad suelen estar informatizados en forma de base de datos. Pocos se encuentran accesibles en Internet y la mayoría son de consulta en el propio archivo.

En algunos casos, como por ejemplo las series históricas, los inventarios se pueden editar como libro.

Atendiendo a la profundidad de la descripción existen distintos inventarios (somero, analítico, en detalle, etc.). Elegir uno u otro dependerá de las necesidades, de los recursos disponibles y de la relación entre coste de producción y rendimiento.

Por ejemplo los inventarios topográficos suelen utilizarse para la gestión de grandes volúmenes documentales, ya que ofrecen una información somera pero suficiente para acceder al documento.

Suelen ser instrumentos utilizados a nivel interno por los archiveros para el control de los documentos, ya que la información que proporciona a los usuarios es insuficiente por ser demasiado genérica.

En este tipo de inventarios los campos más comunes son: código de clasificación, titulo, fechas, nivel de descripción, volumen, soporte, nombre del productor.

Por el contrario, los inventarios analíticos ofrecen unos niveles de información mas detallados. Este tipo de inventarios ofrece información suficiente para localizar los documentos en el tiempo y en su ubicación física, conocer su organización e individualizarla.

Logra la mejor relación costes/beneficios porque permite describir uniformemente y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios.

Los inventarios analíticos suelen incluir los siguientes campos: código de clasificación, titulo, fechas, nivel de descripción, volumen, soporte, nombre del productor, alcance y contenido, valoración, selección, expurgo, organización, condiciones de acceso, instrumentos de descripción y unidades de descripción relacionadas.

Puedes consultar online el Inventario del Fondo Municipal de Eskoriatza y el Inventario del Archivo Municipal de Requena de la documentacion anterior a 1924.

CATALOGO

El catalogo describe los documentos o expedientes, de una serie o parte de ella, que tratan de un mismo asunto.

Para realizarlo se requiere el análisis exhaustivo de los documentos, por lo que su elaboración es más costosa.

Por ello su uso suele limitarse a determinadas agrupaciones de documentos que poseen un alto valor informativo o una gran demanda. Como en el caso de series históricas o documentos muy consultados por los investigadores.

Puedes consultar online el Catalogo de legajos del Archivo General de Indias, secciones primera y segunda, patronato y contaduria general de Consejo de Indias.