Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.

¿CON QUÉ PROBLEMAS NOS ENCONTRAMOS?

Actualmente en la organización documental de los correos electrónicos dentro de las empresas o instituciones nos encontramos los siguientes problemas:

  • No están claros los limites entre lo personal y lo laboral, lo que ocasiona que algunos trabajadores usen el correo electrónico de la empresa para fines personales.
  • No hay control sobre la creación y eliminación de los correos electrónicos. Tampoco sobre las copias.
  • Resulta difícil localizar la información contenida en los emails más antiguos.
  • Se utiliza el servidor como lugar de archivo, pero sin unas pautas de organización que permitan su posterior localización.
  • No existen directrices ni procedimientos claros sobre cómo clasificarlos ni ordenarlos, por lo que cada trabajador organiza su archivo privado de manera distinta.
  • Ocupan mucho espacio de almacenamiento, ya que no hay un calendario de conservación y expurgo.
  • Los correos electrónicos de los antiguos empleados quedan perdidos porque nadie se hace cargo de ellos. Lo que conlleva perdida de información valiosa para la empresa.
  • No están incluidos dentro del sistema de gestión documental de la organización.
  • Cuando se trabaja en equipo se produce una saturación de correos con adjuntos, partes y versiones. Esto genera mucho ruido a la hora de recuperar la información.
Infografia: Problematica en la gestion documental de emails - Dokutekana

¿QUE DEBEMOS HACER CON LOS EMAILS?

Para solucionar los problemas anteriormente descritos debemos realizar las siguientes tareas:

  • Incluir la organización de los correos electrónicos dentro de la política documental de la organización y dentro del sistema archivistico.
  • Incluirlos en los calendarios de conservación y valoración, junto al resto de documentos de la empresa.
  • Realizar una buena labor de formación a los trabajadores.
  • Optar por gestores de correo electrónico que faciliten al autoarchivado.
  • Elaborar procedimientos y directrices por escrito para la gestión y conservación de los correos electrónicos.
  • Utilizar los metadatos para su posterior localización. Además de usar carpetas y etiquetas para facilitar su clasificación y ordenación.
  • Para su conservación a largo plazo es necesario migrarlos a un formato abierto o estándar, como .txt, .pdf o preferentemente .xml. Para ello debemos establecer una política de migraciones.

PARA SABER MÁS…

Cómo etiquetar tus emails para maximizar la búsqueda, post publicado en IslaBit.

¿Qué otras cuestiones consideras que son importantes a la hora de gestionar y clasificar los correos electrónicos? ¿Con que otros problemas se encuentran los archiveros en las empresas?

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