Tips sencillos para preservar tus documentos personales

Todos tenemos en casa un montón de documentos que vamos acumulando a lo largo de nuestra vida, e incluso algunos de ellos provienen de herencias familiares.

Suele ser problemático conservarlos en buenas condiciones debido a las distintas tipologias de los documentos, a la naturaleza de los elementos que los forman (papel, tintas, grapas, etc), a nuestro desconocimiento en la materia, etc.

Preservación de documentos personales - Dokutekana

En este post te cuento algunas recomendaciones sencillas, que te ayudarán a mantener en buenas condiciones tus documentos personales y familiares. Son buenas practicas que se aplican en archivos y bibliotecas a la hora de almacenar y manipular los documentos, pero que por su sencillez puedes aplicarlos en tu casa.

CONDICIONES AMBIENTALES

Algo que influye mucho en el deterioro de los documentos, libros y fotografias son las condiciones ambientales (temperatura, humedad, luz, suciedad, contaminación, etc.).

Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que el papel es un material con alto poder higroscópico, es decir, tiene gran capacidad para absorber y ceder la humedad. Lo que le hace muy susceptible a los cambios en las condiciones ambientales.

Por ello te diría que lo primero y más importante es intentar mantener siempre unas condiciones ambientales constantes, evitando los cambios bruscos de temperatura y humedad, así como la exposición directa a la luz solar. También es importante mantener una buena limpieza.

A continuación veremos algunas cuestiones especificas para conservar en buen estado los documentos, libros y fotografías.

¿CÓMO CONSERVAR BIEN LOS DOCUMENTOS?

Como ya hemos comentado es importantisimo mantenerlos en condiciones ambientales estables, es decir, que no haya cambios bruscos en cuanto a temperatura y humedad. Lo ideal es mantener una temperatura de entre 18º C – 21º C y una humedad relativa de entre 35% y 55%.

Si ves que hay mucha humedad puedes introducir agentes desecantes, como el gel de sílice. Por el contrario, si el ambiente es demasiado seco puedes introducir un humectador para humedecer el ambiente y mantener constante el grado de humedad.

Manten una buena ventilación en los muebles donde almacenas tus documentos. También es bueno separar muebles y estanterías de la pared para ayudar a que circule el aire.

En los archivos los documentos se colocan dentro de una carpeta de papel o cartulina y después se guardan en una caja de cartón. Tanto la carpeta como la caja deben estar fabricados con materiales libres de ácido, químicamente estables, y que sean neutras o alcalinas (pH de 7,5 o superior).

Evita usar celo, adhesivos, clips y grapas porque con el paso del tiempo estropean el papel.

Manten una buena limpieza para dificultar la proliferación de roedores, insectos y microorganismos, que son muy dañinos para el papel. Cuidado a la hora de usar insecticidas o fungicidas porque pueden estropear los documentos.

Procura no doblar ni enrollar los documentos, porque estas acciones debilitan el papel, pudiendo producir su rotura.

No tocar los documentos con las manos sucias. La limpieza es primordial.

BUENAS PRÁCTICAS CON LOS LIBROS

Ubica los libros en posición vertical en los estantes, evitando que queden inclinados, ya que esto deforma y estropea las encuadernaciones.

Llena los estantes para facilitar que los libros permanezcan en posición vertical, pero asegúrate de que queda espacio suficiente para poder sacarlos fácilmente sin estropearlos.

Si usas soportes para mantener los libros en posición vertical, estos deben ser de superficies lisas y bordes anchos para evitar que las encuadernaciones se desgasten y que las hojas se rasguen o plieguen.

¿CÓMO PRESERVAR LAS FOTOGRAFÍAS?

Manten unos rangos constantes de humedad y temperatura, evitando las grandes fluctuaciones. Es conveniente mantener la humedad relativa entre 30% y 45%, y la temperatura entre 18º C y 21º C.

Asegura una buena ventilación, que garantice una renovación constante del flujo de aire en los armarios y estanterías.

Evita la exposición directa de las fotografías a la luz solar. Además en archivos y bibliotecas se utilizan lamparas de baja radiación ultravioleta o que tienen incorporadas filtros de rayos UV.

Evita apilar el material fotográfico.

Es recomendable que cada fotografía posea su propio estuche o funda. Si no se puede contar con envoltorios individuales, podemos separar las fotografías con cartón o papel libre de ácido.

Los envoltorios deben ser ligeramente mas grandes que las fotografías para evitar tensiones y que se doblen. Estos pueden estar fabricados en papel o en plástico (poliester, polietileno o polipropileno). Al final de este apartado os he dejado unas observaciones sobre los pros y contras de usar fundas de plástico o de papel.

Antes de coger una fotografía lávate las manos. También puedes usar guantes de algodón o látex para evitar dejar huellas dactilares y que la grasa de las manos quede depositada en la superficie, lo que puede iniciar reacciones químicas en la fotografía y servir de nutriente para muchos microorganismos.

Coge las fotos con ambas manos y si esta es de formato grande utiliza una cartulina rígida para manipularla.

Cuando vayas a mirar las fotografías apoyalas sobre superficies lisas, secas y limpias.

No utilices clips, adhesivos, celo ni etiquetas autoadhesivas.

Realiza inspecciones oculares periódicas para comprobar que no tienen daños producidos por agentes biológicos. Si es así, debes separar dicha foto del resto para evitar que se dañe toda la colección.

FUNDAS DE PLÁSTICO PARA FOTOGRAFÍAS

A la hora de comprar estuches de plástico para guardar las fotografías asegúrate de que hayan superado la prueba estándar internacional PAT (Photographic Activity Test).

Además las juntas de estos envoltorios deben estar termoselladas o unidas por ultrasonidos, y no pegadas por adhesivos.

Los estuches de plástico ofrecen la ventaja de que se puede ver la fotografía sin tener que sacarla de la funda, lo que ayuda a una mejor conservación. También son mas duraderas, aunque más caras que las de papel.

Sin embargo, las de plástico al no ser transpirables no pueden compensar los aumentos de humedad. Tampoco protegen de la exposición a la luz.

FUNDAS DE PAPEL PARA FOTOGRAFÍAS

Si optas por usar fundas de papel, asegúrate de que están fabricadas con materiales neutros (pH 7 – 7,5) o con reserva alcalina (pH superior a 7,5).

La ventaja de emplear este tipo de envoltorios es que por su opacidad protegen las fotografías de la luz.

Sin embargo, al ser opacas obligan a sacar la fotografía de la funda cada vez que se quiera mirar. Ademas estos envoltorios de papel son mas fáciles de ensuciar y absorben mas agua que los de plástico.

Estas son unas recomendaciones muy básicas, pero que pueden ayudarte a conservar en buen estado tus documentos, libros y fotografías durante más tiempo.

El tema es muy complejo y de hecho existen profesionales dedicados exclusivamente a este tema.

Espero que te haya gustado este post y te resulte útil. ¿Tú añadirías alguna otra recomendación?

Un comentario en “Tips sencillos para preservar tus documentos personales

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s