Los museos son instituciones que ofrecen un servicio público y que poseen dos propósitos básicos. Por un lado, garantizar la conservación de colecciones de objetos valiosos, preservándolos de la perdida o destrucción. Por otro lado, difundir el valor de dichas colecciones con fines educativos y de investigación.

Cuando un museo adquiere una nueva pieza, la información que acompaña a dicho objeto es esencial, tanto para autentificarla y garantizar su conservación, como para poder divulgarla con fines culturales.

De hecho una pieza de museo pierde gran parte de su valor si se desconoce de dónde procede, cuándo fue realizada o qué puede significar.

Por ello el sistema de información de un museo es un servicio esencial, que debe funcionar muy bien. Sin documentación:

• No conoceríamos los fondos custodiados en el museo, lo que impediría garantizar la protección de las colecciones.
• No se podrían organizar exposiciones ni realizar publicaciones, ya que desconoceríamos el valor de los objetos.
• No se podrían desarrollar programas educativos ni investigaciones académicas.

Como ves la labor de los profesionales de la información en los museos es de vital importancia.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION

El sistema de información de un museo permite:

• Controlar detalladamente los movimientos de los objetos que componen su colección.
• Mantener al día la información sobre las colecciones.
• Elaborar catálogos y las fichas descriptivas de las piezas.
• Ayudar a los conservadores en la tarea de preservar los objetos.
• Facilitar las consultas de investigadores y del publico en general.
• Incrementar el valor cognitivo de las colecciones.

La tipología de la documentación que acompaña a un objeto museistico es muy variada, ya que nos encontramos con documentos administrativos (facturas, albaranes, pólizas de seguros, correspondencia, etc.), informes de restauración, fotografías, vídeos, información histórica, publicaciones periódicas, etc.

Además, como en cualquier otra unidad información, para una correcta gestión y funcionamiento de dicho sistema es necesario contar con procedimientos normalizados por escrito que establezcan: el acceso a la información sobre la documentación, el traslado y manipulación de las colecciones, etc. Así como el uso de tesauros y otras herramientas de control terminológico.

El documentalista que trabaja en un museo realiza tres funciones básicas:

1. Registro.
2. Inventario y catalogación.
3. Seguimiento y control de movimientos.

Veamos cada uno de ellos.

1. REGISTRO

Como en cualquier otra unidad de información, cuando un objeto ingresa por primera vez en un museo es necesario dejar constancia de ello.

Para ello anotaremos en el libro de registro la información básica sobre dicho objeto y le asignaremos un número de entrada único. Este numero puede coincidir con el código de identificación que usaremos en el inventario que realizaremos posteriormente.

Los campos a incluir en el registro dependerán de las necesidades de información de cada museo, pero los básicos serían los siguientes:

1. Número de registro: único para cada objeto.
2. Nombre del objeto y su descripción.
3. Fecha de ingreso.
4. Modalidad de ingreso: si es por compra o cedido temporalmente por otra institución o persona.
5. Procedencia y/o autor.
6. Estado de conservación.
7. Localización: dónde está ubicado.

2. INVENTARIO Y CATALOGACION

En esta fase lo que vamos a hacer es crear una base de datos con toda la información que tengamos sobre los objetos de la colección y donde están ubicados. Además crearemos múltiples puntos de acceso para poder recuperar dicha información de una manera rápida y precisa.

Este trabajo nunca se da por finalizado, porque siempre puede aparecer nueva información sobre el objeto. Además es un trabajo colaborativo, ya que además del documentalista participan otros profesionales, como los conservadores e investigadores.

En el inventario anotaremos las altas y bajas de todos los objetos que componen la colección del museo. Además de información precisa y detallada de cada uno de los objetos.

Las necesidades informativas varían según el tipo de museo y la disciplina desde la que contempla el objeto. Por ejemplo, no es lo mismo la información que maneja un museo sobre ciencias naturales que uno sobre arte contemporáneo.

Por ello, los campos del inventario varían dependiendo del tipo de museo, pero los básicos serían los siguientes:

1. Número de inventario: es único para cada objeto. Además debe ser indeleble y permanente, para que permita identificar al objeto de manera inmediata y sin ningún atisbo de duda. Este código permite asociar a la pieza toda la documentación conservada en el archivo y aquella nueva que se vaya generando a lo largo del tiempo.
2. Clasificación genérica.
3. Nombre del objeto.
4. Descripción.
5. Medidas.
6. Fotografías del objeto.
7. Autoria.
8. Cronología.
9. Estado de conservación.
10. Restauraciones realizadas sobre el objeto.
11. Localización.
12. Fecha de ingreso.
13. Forma de ingreso.
14. Fuente de ingreso o procedencia.
15. Fecha de baja.
16. Causa de baja.
17. Valoración económica.
18. Bibliografía asociada al objeto.
19. Observaciones.

Actualmente existen bases de datos que admiten formatos multimedia, lo que resulta muy útil ya que parte de la documentación de las piezas museisticas está formada por fotografías y vídeos. Además si digitalizamos toda la documentación disponible sobre el objeto, podremos acceder rápidamente a ella y facilitar la divulgación de las colecciones.

A la hora de realizar el inventario y catalogación es importante contar con mecanismos de control terminológico para evitar el silencio y el ruido en las búsquedas de información. Para ello podemos valernos del uso de tesauros.

3. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COLECCIONES

Resulta de vital importancia conocer en todo momento dónde está cada uno de los objetos que componen la colección, tanto dentro del museo como cuando está cedido a otra institución.

La función de seguimiento también es esencial para el tema de conservación y el acceso a las colecciones.

Hay que:

• Controlar los almacenes, áreas de carga y descarga.
• Supervisar los traslados.
• Participar en la planificación y organización de exposiciones.

Es necesario establecer inspecciones oculares periódicas en salas, almacenes y talleres. Además toda esta información la iremos actualizando en el inventario para mantenerlo al día.

Como ves el trabajo de documentación en un museo, además de ser muy interesante, es esencial para mantener el valor de los objetos y garantizar su conservación. Gracias a la documentación se autentifica el objeto, aportando documentación legal, autentica y fiable que demuestra la veracidad y trayectoria vital del objeto.