Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
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¿Conoces VuFind?

VuFind es un metabuscador de software libre y gratuito que permite a las bibliotecas mejorar las funcionalidades de su catalogo online (OPAC).

Fue creado por Villanova University (Estados Unidos), que libero la primera versión en código abierto en el año 2010.

Gracias a VuFind puedes mejorar el OPAC tradicional de tu biblioteca, en cuanto a su interfaz, sistema de búsqueda y funcionalidades sociales. De esta manera el OPAC pasa de ser solo un catalogo en linea a convertirse en un portal de recursos bibliotecarios.

Actualmente a nivel mundial son muchas las bibliotecas que lo utilizan para mejorar su OPAC. Además el estar respaldado por una gran comunidad garantiza su mantenimiento y desarrollo futuros.

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El Cantar de Mio Cid

El Cantar de Mio Cid es un poema épico castellano, considerado como la primera gran obra de la literatura española escrita en una lengua romance.

Este manuscrito cuenta los últimos años de vida del héroe castellano Rodrigo Diaz de Vivar, conocido como el Cid Campeador (1405-1099). Sin embargo, no puede ser considerado un documento histórico, porque combina hechos reales y ficción. Además fue redactado muchos años después de la muerte de Rodrigo Diaz de Vivar.

Su estado de conservación es delicado, por lo que se guarda en la cámara acorazada de la Biblioteca Nacional de España a 21 grados centígrados y una humedad del 45%.

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Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

  • Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
  • Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

  • Censos.
  • Guías.
  • Inventarios.
  • Catálogos.
  • Indices.

 
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¿Cómo crear una estrategia de contenidos eficaz?

En archivos, bibliotecas y centros de documentación es muy importante la difusión de la información que custodiamos. Una buena manera de hacerlo es a través de blogs y redes sociales, ya que esto nos permite llegar a un publico más amplio.

Como en cualquier otro ámbito, a la hora de publicar en blogs y redes sociales también es conveniente realizar una planificación previa sobre los contenidos que vamos a publicar. Ello nos ayudará a ser más efectivos y a aprovechar mejor los recursos de los que disponemos.

Por ello en este post quiero hablarte sobre cómo crear una estrategia de contenidos eficaz.

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Claves para ejecutar una buena búsqueda de información

Los archiveros, bibliotecarios y documentalistas organizamos y tratamos los distintos tipos de documentos con el fin de garantizar su posterior localización y el uso de la información que contienen.

Por ello una de nuestras tareas fundamentales es la búsqueda de información, en la que hacemos de intermediarios entre el usuario y la información que necesita.

El usuario acude a nosotros porque necesita ayuda para localizar la información que precisa. Por lo que nosotros debemos ser capaces de planificar y definir la estrategia de búsqueda con ayuda del propio usuario.

 

Claves para una eficaz busqueda de informacion - Dokutekana

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¿Es necesario que los archivos estén en redes sociales?

Una de las funciones de los archivos es difundir los fondos que conserva. En esta tarea las redes sociales resultan de gran importancia, ya que nos ayudan a llegar a un publico mas amplio y a ganar visibilidad.

En este posts vamos a ver cuáles son las ventajas de que tu archivo cuente con presencia en redes sociales, qué elementos son imprescindibles en una buena estrategia y qué contenidos podemos publicar.

Al final del post encontrarás una infografia a modo de resumen.

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