Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
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Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

  • Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
  • Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

  • Censos.
  • Guías.
  • Inventarios.
  • Catálogos.
  • Indices.

 
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¿Es necesario que los archivos estén en redes sociales?

Una de las funciones de los archivos es difundir los fondos que conserva. En esta tarea las redes sociales resultan de gran importancia, ya que nos ayudan a llegar a un publico mas amplio y a ganar visibilidad.

En este posts vamos a ver cuáles son las ventajas de que tu archivo cuente con presencia en redes sociales, qué elementos son imprescindibles en una buena estrategia y qué contenidos podemos publicar.

Al final del post encontrarás una infografia a modo de resumen.

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Los instrumentos de consulta en archivos

Los instrumentos de consulta son herramientas fundamentales en los archivos, ya que nos permiten llevar un control de los documentos para posteriormente poder localizarlos y recuperarlos.

 

Los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

Quizá el termino “instrumentos de consulta” no te suene, pero seguro que alguno de los siguientes sí:

  • Instrumentos de descripción.
  • Instrumentos de información.
  • Instrumentos de trabajo.
  • Instrumentos de consulta.
  • Instrumentos de control.
  • Instrumentos de referencia.

Estas son algunas de las acepciones con las que solemos referirnos a estos documentos.

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¿Por qué tu archivo necesita un blog?

Una de las funciones principales de los archivos es la de servir y difundir sus fondos. Para poder cumplir con ello es fundamental dar visibilidad al archivo y a sus fondos, de manera que podamos llegar a un mayor publico.

Hoy en día una buena forma de conectar con la sociedad y acercar el archivo a todos es contar con un blog.

Además la tecnología actual nos permite crear y gestionar un blog de una manera sencilla y sin tener que realizar una gran inversión económica.

Es cierto que al principio puede costar un poco elegir los temas y redactar los contenidos, pero con el tiempo se coge soltura y aumentan las ideas. Ademas los propios usuarios nos ayudarán con sus comentarios y “me gusta” a saber que es lo que mas les interesa.

 
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Infografia: ¿Qué es un cuadro de clasificación y cómo realizarlo?

Hace un tiempo escribí un articulo sobre una herramienta fundamental empleada en los archivos: el cuadro de clasificación.

El cuadro de clasificación reúne en un mismo documento todas las series documentales creadas y gestionadas por una institución o empresa. Lo hace de una manera jerárquica, dividido en niveles.

Por ello es una herramienta muy importante, que ayuda en la identificación, clasificación y posterior recuperación de los documentos de archivo.

Pues bien, acabo de revisar y actualizar dicho post. Al hacerlo he echado en falta algo.

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6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

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