Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
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Claves para ejecutar una buena búsqueda de información

Los archiveros, bibliotecarios y documentalistas organizamos y tratamos los distintos tipos de documentos con el fin de garantizar su posterior localización y el uso de la información que contienen.

Por ello una de nuestras tareas fundamentales es la búsqueda de información, en la que hacemos de intermediarios entre el usuario y la información que necesita.

El usuario acude a nosotros porque necesita ayuda para localizar la información que precisa. Por lo que nosotros debemos ser capaces de planificar y definir la estrategia de búsqueda con ayuda del propio usuario.

 

Claves para una eficaz busqueda de informacion - Dokutekana

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¿Qué es el ISSN?

El ISSN o Numero Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas es un código usado internacionalmente para identificar publicaciones seriadas. Estamos hablando de revistas, periódicos, boletines, anuarios, series monográficas, etc.

Gracias al ISSN podemos diferenciar revistas con títulos iguales o parecidos, por lo que es un elemento básico en el control y gestión de las publicaciones seriadas.

Conozcamos más en profundidad qué es esto del ISSN.

 

Infografia: ¿Que es el ISSN? - Dokutekana

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Peculiaridades del analisis documental de imagenes

Como ya sabemos el análisis documental nos permite recuperar los documentos a partir de distintos criterios (formales, morfológicos, temáticos, temporales, etc.). También nos permite controlar los documentos, obtener información sobre ellos sin necesidad de consultarlos e incluso ordenarlos de forma sistemática.

El análisis y descripción de imágenes es un proceso complejo, ya que implica trabajar con más detalles y con informaciones menos evidentes. Además pueden ocasionar distintas interpretaciones. Por ello, a los documentos gráficos no se les aplican las mismas técnicas de análisis documental que aplicamos a los documentos escritos.

En el siguiente post vamos a abordar las peculiaridades de las imágenes y qué elementos intervienen en el análisis documental de imágenes y fotografías.

Al final del post encontrarás una infografía que resume el contenido de este articulo.

 

Peculiaridades del analisis documental de imagenes

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La indizacion de documentos

A la hora de analizar el contenido de un documento disponemos de dos herramientas: la elaboración de resúmenes y la indización.

Ya en el post anterior vimos la creación de resumenes en los servicios de informacion, por lo que en este articulo abordaremos la indización de los documentos. Al final de este articulo encontrareis un resumen de este post en forma de infografia.

La indización tiene una doble finalidad. Por un lado, permite identificar y clasificar los documentos. Por otro lado, permite recuperar dichos documentos, utilizando los conceptos y materias sobre los que trata.

 

Indizacion de documentos - Dokutekana

 

¿QUE ES LA INDIZACION?

 

En el proceso de indización lo que hacemos es analizar el contenido del documento para extraer los conceptos o ideas esenciales que lo representan y posteriormente traducir estos conceptos a un lenguaje que permita localizarlos.

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El uso de resumenes en los servicios de informacion

Hace más de dos años redacte un post explicando brevemente qué era el análisis documental. A día de hoy es el más visitado con casi 18.000 visitas. Os dejo el enlace por si aún no habéis tenido la ocasión de leerlo “¿Qué es el análisis documental?

Visto el éxito de dicho post y como es bastante breve, he pensado dedicar este post y el siguiente al análisis del contenido de los documentos. En concreto ahora hablaremos sobre la elaboración de resúmenes y en el próximo sobre indización.

Al final encontrareis una infografia con las contenidos más relevantes de este post.

 

¿QUE ES UN RESUMEN?

Cuando resumimos un documento estamos proporcionando una breve y precisa descripción del contenido de dicho documento. Por lo que el resumen es un documento secundario, que representa al documento original.

La finalidad del resumen es representar el contenido de un documento para que los usuarios puedan conocer la información que contiene y encontrar lo que necesitan.

Aunque el resumen es un nuevo documento, incluye todos los aspectos destacados del documento original, ya que sigue el estilo y la ordenación de éste, evitando cualquier juicio de valor sobre el contenido.

 

Elaboracion de resumenes. Dokutekana
 
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Lenguajes para la recuperación de información

Este post lo vamos a dedicar a los lenguajes usados para la recuperación de información. El tema da para muchos posts, pero tranquilos que hoy solo haremos un breve repaso de alguno de estos lenguajes. Si queréis profundizar más en el tema me lo podéis pedir al final del post, en los comentarios.

Los lenguajes que vamos a ver hoy son:

  1. Listas de encabezamientos de materia.
  2. Listas de palabras clave o de descriptores libres.
  3. Tesauros.
  4. Clasificaciones.
  5. Ontologias.
  6. Taxonomias.
  7. Folksonomias.

 

 

LENGUAJES DOCUMENTALES

El concepto moderno de lenguaje documental surge a finales del siglo XIX, aunque su origen puede considerarse tan antiguo como la primera biblioteca.

Es en el siglo XIX cuando se publican dos obras emblemáticas en este campo: la Clasificacion Decimal de Dewey y las Reglas para un Catalogo Diccionario de Cutter (lista de encabezamiento de materia).

Los lenguajes documentales nos ayudan a organizar la información que contienen los documentos, bases de datos, intranets, etc., mediante el uso de términos seleccionados y controlados.

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