¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.
Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.
CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS
A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:
- Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
- Son documentos con validez jurídica.
- Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
- Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
- Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
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