Archivar documentos, pero ¿CÓMO?

¿Cómo debemos colocar los libros y documentos en las baldas? ¿En vertical o apilados horizontalmente? ¿Da lo mismo colocar un libro pequeño junto a dos grandes? A continuación vamos a intentar contestar a estas y otras preguntas sobre la instalación de los documentos y libros en las estanterias.

   

Buenas prácticas en la instalación de los libros:

  • Deben colocarse en posición vertical, es decir, sin quedar inclinados, para evitar que se deformen. Sabemos que mantenerlos en esta posición no es nada sencillo, ya que la gravedad juega en nuestra contra.
  • Un truco para evitar que se inclinen es llenar los estantes, pero siempre dejando espacio suficiente para poderlos retirar sin dañarlos y sin pelearnos con ellos. Otra opción puede ser el uso de soportes. Estos soportes deben tener superficies lisas y bordes anchos para evitar que las encuadernaciones se desgasten y que las hojas se rasguen o plieguen.
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    Libros con soportes

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Archivar documentos, pero ¿DÓNDE?


Libros apilados en horizontal sobre una estanteria

Una buena planificación en la instalación y almacenamiento nos ayudará a optimizar el espacio disponible y a minimizar el deterioro de los documentos. Una buena práctica es ubicar los documentos más consultados en zonas accesibles y “cómodas” para el documento y para el personal que tiene que consultarlo. Entre los daños más comunes que se pueden producir destacan: desgaste, abrasión, suciedad, rasgado y doblado.

Un aspecto importante a la hora de hablar de estanterías y muebles para guardar documentación es el de la aireación.
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