Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
LEER más

Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

  • Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
  • Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

  • Censos.
  • Guías.
  • Inventarios.
  • Catálogos.
  • Indices.

 
Leer más

Los instrumentos de consulta en archivos

Los instrumentos de consulta son herramientas fundamentales en los archivos, ya que nos permiten llevar un control de los documentos para posteriormente poder localizarlos y recuperarlos.

 

Los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

Quizá el termino “instrumentos de consulta” no te suene, pero seguro que alguno de los siguientes sí:

  • Instrumentos de descripción.
  • Instrumentos de información.
  • Instrumentos de trabajo.
  • Instrumentos de consulta.
  • Instrumentos de control.
  • Instrumentos de referencia.

Estas son algunas de las acepciones con las que solemos referirnos a estos documentos.

Leer más

Infografia: ¿Qué es un cuadro de clasificación y cómo realizarlo?

Hace un tiempo escribí un articulo sobre una herramienta fundamental empleada en los archivos: el cuadro de clasificación.

El cuadro de clasificación reúne en un mismo documento todas las series documentales creadas y gestionadas por una institución o empresa. Lo hace de una manera jerárquica, dividido en niveles.

Por ello es una herramienta muy importante, que ayuda en la identificación, clasificación y posterior recuperación de los documentos de archivo.

Pues bien, acabo de revisar y actualizar dicho post. Al hacerlo he echado en falta algo.

Leer más

6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

Leer más

Archivos, ¿Qué son y qué hacen?

Aprovechando que el 9 de junio es el Dia Internacional de los Archivos, quiero compartir contigo una infografia que he elaborado sobre qué son los archivos y cuáles son sus principales funciones.

Espero que sea de tu interés.
 
Leer más

Los Archivos en Euskadi

 

¿Conocéis el sistema de archivos del País Vasco? ¿Sabéis cómo obtener información sobre los documentos que se conservan en los distintos archivos de Euskadi? Si la respuesta a estas preguntas es negativa os recomiendo que sigáis leyendo este post. Y si es afirmativa, también os recomiendo su lectura y que además al final del post dejéis vuestros comentarios con aquello que consideréis de interés sobre este tema.

El Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) es una red formada por los distintos archivos públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y algunos archivos privados. Podeis consultar el censo de archivos a través de la siguiente web. La cabecera del SNAE es el Archivo Histórico de Euskadi.

Actualmente no contamos con una legislación especifica en materia de archivos, aunque se lleva tiempo hablando y trabajando sobre ello.

 
 

¿A QUE SE DEDICA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE EUSKADI?

Entre los principales programas que lleva a cabo el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi destacan:

  • Badator: permite consultar online la descripcion de los documentos que se conservan en los archivos de Euskadi. Podéis acceder a él a través de la siguiente página web.
  • Indización de los fondos de libros sacramentales del País Vasco, lo que permite consultar las inscripciones de los bautizados, casados y finados hasta el año 1900.
  • La colección del cronista D. Luis de Salazar y Castro (1658-1734), formado por cerca de 60.000 asientos descriptivos y cuyo indice ocupa 49 volumenes impresos.
  • Digitalización de fondos de archivo para crear la Memoria Digital del Archivo de Euskadi.
  • Impulso de la Comisión de Valoración y Expurgo de documentación administrativa.
  • Apoyo a la creación de Servicios de Archivo Municipales eficientes, a través de una subvención anual para “poner en funcionamiento y/o consolidar un sistema de archivo propio”.

Sigue leyendo