El documentalista de museos

Los museos son instituciones que ofrecen un servicio público y que poseen dos propósitos básicos. Por un lado, garantizar la conservación de colecciones de objetos valiosos, preservándolos de la perdida o destrucción. Por otro lado, difundir el valor de dichas colecciones con fines educativos y de investigación.

Cuando un museo adquiere una nueva pieza, la información que acompaña a dicho objeto es esencial, tanto para autentificarla y garantizar su conservación, como para poder divulgarla con fines culturales.

De hecho una pieza de museo pierde gran parte de su valor si se desconoce de dónde procede, cuándo fue realizada o qué puede significar.

¿Que hace el documentalista de museos? - Dokutekana

Por ello el sistema de información de un museo es un servicio esencial, que debe funcionar muy bien. Sin documentación:

  • No conoceríamos los fondos custodiados en el museo, lo que impediría garantizar la protección de las colecciones.
  • No se podrían organizar exposiciones ni realizar publicaciones, ya que desconoceríamos el valor de los objetos.
  • No se podrían desarrollar programas educativos ni investigaciones académicas.

Como ves la labor de los profesionales de la información en los museos es de vital importancia.

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Problemática de la gestión documental de los correos electrónicos

¿Son los correos electrónicos documentos de archivo? Sí, porque son testimonio de la actividad de una empresa o institución. Obviamente el SPAM y los emails personales no entrarían en esta categoria.

Por este motivo la organización de los correos electrónicos debe estar incluida en la politica de gestión documental de la empresa y deben ser tratados como cualquier otro documento de archivo.

CUESTIONES IMPORTANTES SOBRE LOS EMAILS

A la hora de hablar sobre la gestión documental de los correos electrónicos debemos tener en cuenta que:

  • Los mensajes de correo electrónico son documentos de archivo, ya que son testimonio de las actividades de un organismo.
  • Son documentos con validez jurídica.
  • Contienen información esencial para el buen funcionamiento de la organización.
  • Tienen doble carácter. Por un lado son un medio de comunicación y, por otro lado, son parte del sistema de información de la organización. Ello hace que estén protegidos por el derecho a la privacidad.
  • Su correcta gestión debe garantizar la conservación de su contenido, estructura y contexto de creación, evitando de esta manera su alteración o manipulación.
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Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

  • Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
  • Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

  • Censos.
  • Guías.
  • Inventarios.
  • Catálogos.
  • Indices.

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Los instrumentos de consulta en archivos

Los instrumentos de consulta son herramientas fundamentales en los archivos, ya que nos permiten llevar un control de los documentos para posteriormente poder localizarlos y recuperarlos.

 

Los instrumentos de consulta en archivos - Dokutekana

 

Quizá el termino “instrumentos de consulta” no te suene, pero seguro que alguno de los siguientes sí:

  • Instrumentos de descripción.
  • Instrumentos de información.
  • Instrumentos de trabajo.
  • Instrumentos de consulta.
  • Instrumentos de control.
  • Instrumentos de referencia.

Estas son algunas de las acepciones con las que solemos referirnos a estos documentos.

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Infografia: ¿Qué es un cuadro de clasificación y cómo realizarlo?

Hace un tiempo escribí un articulo sobre una herramienta fundamental empleada en los archivos: el cuadro de clasificación.

El cuadro de clasificación reúne en un mismo documento todas las series documentales creadas y gestionadas por una institución o empresa. Lo hace de una manera jerárquica, dividido en niveles.

Por ello es una herramienta muy importante, que ayuda en la identificación, clasificación y posterior recuperación de los documentos de archivo.

Pues bien, acabo de revisar y actualizar dicho post. Al hacerlo he echado en falta algo.

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