6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

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¿Digitalizamos nuestro archivo?

En los últimos años se ha producido un incremento en el número de archivos que optan por digitalizar sus fondos. De hecho parece imprescindible que nuestro archivo este digitalizado y que con ello se resolverán todos nuestros problemas de gestión documental.

Como ya sabréis digitalizar consiste en convertir un documento en papel en una imagen electrónica, convertida a código binario (ceros y unos), que puede ser recuperada en la pantalla de un ordenador. Para llevar a cabo este proceso utilizamos una cámara digital o escaner y un software para procesar las imágenes.

Digitalizacion de documentos

También se utiliza un software OCR (Reconocimiento Optico de Caracteres) para convertir un documento escaneado en texto y editarlo utilizando programas de procesamiento de textos. Esto resulta muy útil para automatizar la introducción de los metadatos con la información contenida en el propio documento.

A continuación veremos algunos aspectos importantes en la digitalización de documentos y algunos de los beneficios e inconvenientes que presenta. Al final del post encontrareis una infografia con el resumen de este articulo.

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Archivos, ¿Qué son y qué hacen?

Aprovechando que el 9 de junio es el Dia Internacional de los Archivos, quiero compartir contigo una infografia que he elaborado sobre qué son los archivos y cuáles son sus principales funciones.

Espero que sea de tu interés.
 
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Los Archivos en Euskadi

 

¿Conocéis el sistema de archivos del País Vasco? ¿Sabéis cómo obtener información sobre los documentos que se conservan en los distintos archivos de Euskadi? Si la respuesta a estas preguntas es negativa os recomiendo que sigáis leyendo este post. Y si es afirmativa, también os recomiendo su lectura y que además al final del post dejéis vuestros comentarios con aquello que consideréis de interés sobre este tema.

El Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE) es una red formada por los distintos archivos públicos de la Comunidad Autónoma del País Vasco y algunos archivos privados. Podeis consultar el censo de archivos a través de la siguiente web. La cabecera del SNAE es el Archivo Histórico de Euskadi.

Actualmente no contamos con una legislación especifica en materia de archivos, aunque se lleva tiempo hablando y trabajando sobre ello.

 
 

¿A QUE SE DEDICA EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS DE EUSKADI?

Entre los principales programas que lleva a cabo el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi destacan:

  • Badator: permite consultar online la descripcion de los documentos que se conservan en los archivos de Euskadi. Podéis acceder a él a través de la siguiente página web.
  • Indización de los fondos de libros sacramentales del País Vasco, lo que permite consultar las inscripciones de los bautizados, casados y finados hasta el año 1900.
  • La colección del cronista D. Luis de Salazar y Castro (1658-1734), formado por cerca de 60.000 asientos descriptivos y cuyo indice ocupa 49 volumenes impresos.
  • Digitalización de fondos de archivo para crear la Memoria Digital del Archivo de Euskadi.
  • Impulso de la Comisión de Valoración y Expurgo de documentación administrativa.
  • Apoyo a la creación de Servicios de Archivo Municipales eficientes, a través de una subvención anual para “poner en funcionamiento y/o consolidar un sistema de archivo propio”.

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Nuestro Archivo A Medida

 

Pocas veces podemos diseñar el edificio que albergará nuestro archivo con su correspondiente fondo documental, sus trabajadores y sus usuarios. En la mayoría de los casos nos tenemos que conformar con adaptar un edificio o un local cuyo fin original no era el de servir de deposito documental.

En este post queremos daros unas breves pinceladas sobre lo que hay que tener en cuenta a la hora de construir nuestro archivo ideal.

 

¿DONDE DEBEMOS UBICAR EL EDIFICIO?

A la hora de construir el edificio que albergará el archivo debemos tener en cuenta las características del terreno y del entorno donde se va a ubicar.

Donde NO debemos ubicarlo:

  • En zonas donde abunde la humedad procedente del subsuelo, ya que en estos casos, los cimientos llevan la humedad, por capilaridad, a todo el edificio.
  • Lugares donde exista probabilidad de que ocurran lluvias torrenciales ocasionales.
  • Elevaciones naturales propensas a caídas torrenciales de agua y con terreno poco permeable.
  • Lugares próximos a industrias contaminantes o a potenciales objetivos bélicos.

Lugares propicios:

  • En lugares donde existan buenas comunicaciones.
  • Próximos a otros centros docentes y culturales.

 

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