Abrir los Archivos de Empresa a la Sociedad, ¿locura o nuevo servicio?

 

Los archivos se crean con los documentos que genera nuestra organización como resultado de su actividad y gestión. En un principio estos documentos son necesarios para poder realizar las tareas laborales que hacen que la empresa funcione y genere beneficios.

 

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Fondos de la empresa Hullera Vasco-Leonesa

  

Con el paso de los años esta documentación pierde su vigencia administrativa y, en muchos casos, su valor para la empresa. Entonces, ¿para qué conservarla?

 

Nosotros queremos plantearos otra pregunta: ¿estos documentos pueden ser de interés para personas ajenas a la organización?

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Oficinas y Archivos, ¿Son lo mismo?

  

¿Los datos e información que manejamos a diario sobre proveedores y clientes, pedidos, requerimientos legales, certificados, etc. son documentos de archivo? ¿Constituyen en sí un archivo?
 
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) define archivo como “el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad“. Por lo tanto, los documentos que generamos y utilizamos diariamente en la gestión de nuestra empresa sí forman un archivo y como tal debe ser tratado. A este tipo de archivos les denominamos archivos de gestión o de oficina. 

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El Ciclo de Vida de los documentos (Records lifecycle)

¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa? ¿Qué proceso documental siguen? ¿Cuándo pierden vigencia administrativa o si deben ser conservados o destruidos?

En este post te hablaré de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se gestionan en una organización: el ciclo de vida de los documentos.

Se trata de un documento (da igual que sea en papel o electrónico) donde se recogen todas las series documentales de la empresa o institución. Junto a cada serie documental aparece reflejada toda la información que resulta relevante para su identificación, descripción y tratamiento documental.

¿Qué es una serie documental? Es un tipo de documento normalizado que se repite en el tiempo. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.

Como ves una serie documental es un tipo de documento que surge como resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

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¿Qué es un Cuadro de Clasificación?

El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etc.

Podemos definirlo como un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa u organización.

El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y de su cronología.

¿Qué es una serie documental? Podemos decir que una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras ejemplos de series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc. Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que estas dependen de las actividades desarrolladas.

El cuadro de clasificación facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series.

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