El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etc.

Podemos definirlo como un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa u organización.

El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y de su cronología.

¿Qué es una serie documental? Podemos decir que una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras ejemplos de series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc. Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que estas dependen de las actividades desarrolladas.

El cuadro de clasificación facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series.