6 errores comunes en los archivos de empresa

En este post te quiero comentar algunos de los errores más comunes que te puedes encontrar a la hora de trabajar en el archivo de una empresa.

Si quieres explicar tu experiencia puedes hacerlo al final del post, en los comentarios.

¡Vamos alla!

 

 

6 errores comunes en archivos de empresa - Dokutekana

 

1. LAS OFICINAS NO SON ARCHIVOS

En muchas empresas aún se piensa que los documentos que se generan y guardan en las oficinas no son parte del archivo, hasta que estos documentos pierden su vigencia administrativa y pasan al archivo central.

Ésto significa que la documentación se guarda sin seguir criterios archivisticos y unificados, por lo que cuando llega al archivo central toca realizar dicho trabajo. Con lo que las transferencias se convierten en la peor pesadilla del archivero.

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El Ciclo de Vida de los documentos (Records lifecycle)

¿Sabes qué documentos genera cada departamento o trabajador de tu empresa? ¿Qué proceso documental siguen? ¿Cuándo pierden vigencia administrativa o si deben ser conservados o destruidos?

En este post te hablaré de una herramienta muy útil para controlar todas las series documentales que se gestionan en una organización: el ciclo de vida de los documentos.

Se trata de un documento (da igual que sea en papel o electrónico) donde se recogen todas las series documentales de la empresa o institución. Junto a cada serie documental aparece reflejada toda la información que resulta relevante para su identificación, descripción y tratamiento documental.

¿Qué es una serie documental? Es un tipo de documento normalizado que se repite en el tiempo. Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc.

Como ves una serie documental es un tipo de documento que surge como resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

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