7 aspectos claves en la preservacion documental

 

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, la conservación en archivos y bibliotecas es un tema de vital importancia y que entraña bastantes dificultades, ya que por un lado debemos preservar dichos materiales y la información que contienen y, por otro lado, esos documentos deben ser accesibles y poder ser manipulados por los usuarios y trabajadores.

Otro problema es que los fondos están formados por distintos tipos de materiales (manuscritos, mapas, periódicos, estampas, micropeliculas, fotografías, vídeos, materiales de audio, etc.), cada uno de los cuales requiere un tratamiento distinto de prevención.

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Nuestro Archivo A Medida

 

Pocas veces podemos diseñar el edificio que albergará nuestro archivo con su correspondiente fondo documental, sus trabajadores y sus usuarios. En la mayoría de los casos nos tenemos que conformar con adaptar un edificio o un local cuyo fin original no era el de servir de deposito documental.

En este post queremos daros unas breves pinceladas sobre lo que hay que tener en cuenta a la hora de construir nuestro archivo ideal.

 

¿DONDE DEBEMOS UBICAR EL EDIFICIO?

A la hora de construir el edificio que albergará el archivo debemos tener en cuenta las características del terreno y del entorno donde se va a ubicar.

Donde NO debemos ubicarlo:

  • En zonas donde abunde la humedad procedente del subsuelo, ya que en estos casos, los cimientos llevan la humedad, por capilaridad, a todo el edificio.
  • Lugares donde exista probabilidad de que ocurran lluvias torrenciales ocasionales.
  • Elevaciones naturales propensas a caídas torrenciales de agua y con terreno poco permeable.
  • Lugares próximos a industrias contaminantes o a potenciales objetivos bélicos.

Lugares propicios:

  • En lugares donde existan buenas comunicaciones.
  • Próximos a otros centros docentes y culturales.

 

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Cómo proteger los documentos físicos

 

¿Cómo podemos proteger a nuestros documentos del deterioro producido por el paso del tiempo? ¿Realmente podemos lograrlo? Todos sabemos que nada dura eternamente, pero, poniendo nuestro granito de arena, que podemos conseguir que los documentos que custodiamos se mantengan en buen estado durante un largo periodo de tiempo.

El empleo de contenedores (cajas, sobres, fundas, etc.) es un método muy eficaz a largo plazo para proteger físicamente los documentos. Entre sus beneficios destacan:

  • Reducen las variaciones de humedad.
  • Impiden el paso del polvo.
  • Eliminan por completo la luz.
  • Los que son transparentes permiten consultar el documento sin manipularlo directamente.
  • Constituyen un almacenamiento seguro para los documentos de gran tamaño.

Las características fundamentales que debe presentar un contenedor son: resistencia, durabilidad y brindar protección.

 

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Manipular y Transportar los documentos sin dañarlos

¿Manejamos correctamente los documentos y los libros? ¿Los trasladamos desde el depósito a las salas de consulta de una manera segura? Ya sabemos que la manipulación y el transporte normal de las obras gráficas favorece su deterioro, pero si encima estas acciones se realizan de forma brusca y descuidada el daño será aún mayor. El descuido, la desorganización y el amontonamiento producen daños en los fondos que son fácilmente evitables.

Tanto la manipulación como el transporte de documentos y libros son tareas cotidianas en archivos y bibliotecas, por lo que resulta importante tenerlas en cuenta dentro de la Conservación. Resulta muy útil contar con unos procedimientos escritos y ratificados por los trabajadores y la dirección del centro para minimizar los posibles daños que se puedan producir durante la manipulación y transporte. Además estos procedimientos también nos ayudarán a garantizar la seguridad de los trabajadores y usuarios.

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La Iluminación en los Archivos y Exposiciones de documentos

Como lo prometido es deuda, seguimos con los factores ambientales que influyen en la conservación de los documentos de archivo. En este post comentaremos algunos aspectos sobre la luz.

En condiciones ideales, los documentos solo deberían exponerse a la luz mientras se usan, aunque ya sabemos que no siempre se puede hacer.

Es muy importante no exponer los documentos a la luz solar directa, ya que ésta contiene muchos rayos ultravioleta e infrarrojos que rompen las cadenas moleculares de las fibras de celulosa. Cuando se necesite consultar un documento es mejor utilizar la luz eléctrica, que es menos dañina y más fácil de controlar en intensidad, aunque también debemos tener cuidado con el calor emitido por estas luces.

Entre los daños que ocasiona la energía luminosa podemos mencionar:

  1. El debilitamiento y friabilidad (fragmentación) de las fibras de la celulosa que puede hacer que el papel se decolore, se vuelva amarillo o se oscurezca, ya que la luz actúa como catalizador de la oxidación.
  2. Las tintas pueden empalidecer o cambiar de color, pudiendo afectar a la legibilidad y apariencia de los documentos.
  3. Los cambios de color en las fotografías y negativos fotográficos, ya que se ve afectada la gelatina de estos soportes.

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¿Cómo influyen la Humedad y Temperatura en la Conservación de nuestros documentos?

 

Como todos sabemos la humedad, la temperatura y la luz juegan un papel muy importante en la conservación de los documentos de archivo. Si se consiguen controlar estos tres factores el deterioro de los documentos será más lento. Sobre todo, es muy importante mantener estos tres parámetros en valores bajos y constantes, evitando grandes fluctuaciones.

En este post vamos a comentar algunos aspectos importantes sobre cómo influyen la humedad y la temperatura ambiental en la conservación.

En Conservación hablamos de “humedad relativa” (HR), que es la relación entre el agua que hay en una determinada unidad de volumen y la que dicha unidad debería albergar para estar saturada, por eso se expresa en %.

El clima optimo para los documentos es de 18-21º C y 35-55% de humedad relativa (HR), manteniendo siempre unos valores constantes. Los cambios bruscos de humedad y temperatura dilatan y contraen los documentos, provocando daños físicos y un deterioro químico mucho más rápido.

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La Conservación en los Archivos de Empresa, ¡esa gran desconocida!

 

¿Son los documentos objetos imperecederos? ¿Se pueden guardan en cualquier lugar? ¿Permanecen inalterados independientemente de las condiciones ambientales en las que se encuentran? Si has contestado que sí al menos a una de las preguntas anteriores, te recomendamos que sigas leyendo este post. Si, por el contrario, has contestado que no, felicitarte por ser consciente de que los documentos también envejecen.

 

Los documentos están formados por dos elementos:

  1. Parte intelectual, que hace referencia a la información que contienen.
  2. Parte material, formada por el soporte y las tintas, es decir, los elementos físicos que lo forman.
Es esta parte material la que hace que el documento esté expuesto a transformaciones, más o menos grandes, que pueden llegar a provocar la desaparición del documento.

 

¿Qué entendemos por conservación? La conservación trata de minimizar el deterioro que el paso del tiempo produce inexorablemente en todos los objetos físicos. Para ello realiza actuaciones encaminadas a prevenir o mitigar las causas que provocan dicho deterioro. En el caso de los archivos los objetos a conservar son los documentos que alberga, tanto en formato papel como en otros formatos.  Siempre hay que tener en cuenta que la conservación de un documento no debe impedir el acceso a la información que contiene.

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