Los instrumentos de descripcion en archivos

Los instrumentos de descripción surgen como resultado del proceso de descripción archivistica.

Su objetivo es aportar información sobre el archivo y la documentación conservada en el mismo para posteriormente poder localizar y recuperar dicha documentación.

Los instrumentos de descripción no siguen una norma, por lo que hay distintos tipos. A la hora de elegir qué instrumento de descripción es mas conveniente para nuestro archivo hay que tener en cuenta factores como:

  • Las necesidades del archivo y de la institución a la que pertenece.
  • Los tipos de usuarios y sus necesidades informativas.
  • El nivel y profundidad de la descripción.

Atendiendo al nivel de detalle podemos encontrar los siguientes instrumentos de descripción:

  • Censos.
  • Guías.
  • Inventarios.
  • Catálogos.
  • Indices.

 
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Conociendo la norma archivistica ISAD (G)

La ISAD (G) es una norma internacional utilizada para la descripción de documentos de archivo. Su nombre se corresponde con las siglas de “General International Standard Archival Description“, en castellano “Norma Internacional General de Descripción Archivistica”.

La elaboración de esta norma se inició en el año 1.990 de la mano del Consejo Internacional de Archivos, pero su versión definitiva no fue aprobada hasta el año 2.000 en el XIV Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla.

A continuación vamos a comentar brevemente sus características principales y al final del post encontrareis una infografia sobre la ISAD (G).

¿PARA QUE SE UTILIZA?

La norma ISAD (G) se utiliza para la descripción de documentos de archivo.

Por un lado, nos ayuda a identificar el fondo y/o documento y, por otro lado, a explicar su contenido y su contexto de creación, a lo largo de todo su ciclo de vida, con el fin de hacerlo accesible.

Esta norma es aplicable a cualquier documento de archivo, independientemente de su tipo documental y de su soporte físico.

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Normas Archivisticas

En nuestro anterior post “La Normalización en los Archivos” hicimos un breve repaso de aquellos procesos archivísticos en los que interviene la normalización. Nos quedo pendiente ver algunas de las normas archivísticas más utilizadas, que es lo que vamos a tratar en este articulo.

En el ámbito de los archivos encontramos gran variedad de normas. Las más difundidas son las que tratan sobre la descripción archivística (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, DTDs, NEDA, NODAC, NOGADA, ARANOR, etc.), y sobre la gestión de documentos de archivo (ISO 15489, MoReq, etc.).

Distintas normas aplicadas a archivos

Sin embargo también encontramos normas que hacen referencia a:

  • Cómo deben de ser los edificios de archivo.
  • La gestión de documentos
  • El formato y características del soporte papel para su archivo permanente.
  • Cómo deben ser las cajas y cubiertas de archivo.
  • La conservación a largo plazo de documentos electrónicos
  • La elaboración de indices y tesauros
  • Los sistemas de reprografía.
  • Los requisitos para la encuadernación.
  • Las referencias bibliográficas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas para la descripción de documentos de archivo y para la gestión de documentos.

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