Abrir los Archivos de Empresa a la Sociedad, ¿locura o nuevo servicio?

 

Los archivos se crean con los documentos que genera nuestra organización como resultado de su actividad y gestión. En un principio estos documentos son necesarios para poder realizar las tareas laborales que hacen que la empresa funcione y genere beneficios.

 

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Fondos de la empresa Hullera Vasco-Leonesa

  

Con el paso de los años esta documentación pierde su vigencia administrativa y, en muchos casos, su valor para la empresa. Entonces, ¿para qué conservarla?

 

Nosotros queremos plantearos otra pregunta: ¿estos documentos pueden ser de interés para personas ajenas a la organización?

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La Conservación en los Archivos de Empresa, ¡esa gran desconocida!

 

¿Son los documentos objetos imperecederos? ¿Se pueden guardan en cualquier lugar? ¿Permanecen inalterados independientemente de las condiciones ambientales en las que se encuentran? Si has contestado que sí al menos a una de las preguntas anteriores, te recomendamos que sigas leyendo este post. Si, por el contrario, has contestado que no, felicitarte por ser consciente de que los documentos también envejecen.

 

Los documentos están formados por dos elementos:

  1. Parte intelectual, que hace referencia a la información que contienen.
  2. Parte material, formada por el soporte y las tintas, es decir, los elementos físicos que lo forman.
Es esta parte material la que hace que el documento esté expuesto a transformaciones, más o menos grandes, que pueden llegar a provocar la desaparición del documento.

 

¿Qué entendemos por conservación? La conservación trata de minimizar el deterioro que el paso del tiempo produce inexorablemente en todos los objetos físicos. Para ello realiza actuaciones encaminadas a prevenir o mitigar las causas que provocan dicho deterioro. En el caso de los archivos los objetos a conservar son los documentos que alberga, tanto en formato papel como en otros formatos.  Siempre hay que tener en cuenta que la conservación de un documento no debe impedir el acceso a la información que contiene.

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Oficinas y Archivos, ¿Son lo mismo?

  

¿Los datos e información que manejamos a diario sobre proveedores y clientes, pedidos, requerimientos legales, certificados, etc. son documentos de archivo? ¿Constituyen en sí un archivo?
 
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) define archivo como “el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad“. Por lo tanto, los documentos que generamos y utilizamos diariamente en la gestión de nuestra empresa sí forman un archivo y como tal debe ser tratado. A este tipo de archivos les denominamos archivos de gestión o de oficina. 

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¿Cómo podemos organizar los documentos de apoyo informativo?

  

¿Que hacemos con la publicidad y catálogos de proveedores que nos llegan? ¿Y con la legislación que atañe a nuestras actividades? Una vez consultadas y revisadas, ¿debemos conservarlas indefinidamente junto a nuestros documentos? O por el contrario, ¿las tiramos?
En este post queremos plantearos algunas sugerencias para el tratamiento documental de algunos de estos materiales. Se trata de tenerlos bien organizados y ordenados para poder localizar rápidamente la información que necesitamos.

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¿Qué es un Cuadro de Clasificación?

El cuadro de clasificación es una herramienta fundamental en los archivos, ya que sirve de base para realizar el resto de las tareas archivísticas: descripción, valoración, recuperación, difusión, etc.

Podemos definirlo como un índice de clasificación basado en las series documentales de nuestra empresa u organización.

El cuadro de clasificación refleja, de una manera jerárquica y lógica, las funciones y actividades de nuestra empresa. En él aparecen todas las series documentales creadas y gestionadas por nuestra organización, independientemente de su soporte (fotográfico, papel, electrónico, etc.) y de su cronología.

¿Qué es una serie documental? Podemos decir que una serie documental es el resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, es decir, son documentos con un mismo formato que se generan de forma cronológica.

Por ejemplo, los documentos originados al contratar a trabajadores forman la serie “expedientes de personal”. Otras ejemplos de series documentales son: facturas de clientes, facturas de proveedores, actas del Consejo, cuentas anuales, libros de contabilidad, proyectos, nominas, etc. Algunas series documentales se generan en todas las empresas y otras no, ya que estas dependen de las actividades desarrolladas.

El cuadro de clasificación facilita la búsqueda, ya que es una clasificación única que incluye todos los documentos de la empresa, lo que evita duplicidades e inconexiones al consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de información. También permite conocer el contexto en que se crea una serie y su relación con otras series.

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