Archivos, ¿Qué son y qué hacen?

Aprovechando que el 9 de junio es el Dia Internacional de los Archivos, quiero compartir contigo una infografia que he elaborado sobre qué son los archivos y cuáles son sus principales funciones.

Espero que sea de tu interés.
 
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¿Qué nos aporta una buena Gestión de Documentos?

El concepto de gestión de documentos procede del termino norteamericano «Records management«, cuyo origen se remonta a comienzos de los años 30 del siglo XX en Estados Unidos.

Podemos definir la gestión documental como «el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones» (A. Ricks).

Dicho de otro modo, la gestión de documentos nos ayuda a contar con un sistema que garantiza una eficaz gestión de los documentos que generamos y creamos en nuestra empresa. Además nos permite aprovechar mejor los recursos de los que disponemos.

Algunos profesionales distinguen entre gestión documental y archivos. Relacionan la gestión de documentos con la función administrativa y con la creación de los documentos, mientras que dejan la parte del archivo para los documentos históricos (que han perdido su vigencia administrativa).

Yo soy de las que opinan que el trabajo archivístico debe comenzar en las oficinas, en el momento en que se crea y/o gestiona el documento, por lo que considero que la gestión documental y los archivos son parte de un mismo proceso.

HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión de documentos se basa mayoritariamente en conceptos y prácticas archivísticas. Entre las herramientas más importantes que ayudan a una buena gestión de los documentos destacan:

  • Cuadro de clasificación: se adapta a la organización que representa. Nos ayuda a identificar todas las series documentales y a unificar criterios de clasificación.
  • Ciclo de vida del documento: es un documento que refleja todas las series documentales presentes en nuestra empresa, así como su trayectoria documental (transferencias, conservación, expurgo, etc.).
  • Inventario de las series y expedientes que forman nuestro archivo y su ubicación.
  • Calendario de conservación. Nos indica qué documentos deben guardarse y durante cuanto tiempo. De esta manera sabremos fácilmente cuáles pueden destruirse y cuándo debe hacerse.
  • Procedimientos por escrito y actualizados sobre clasificación y ordenación, expurgo, transferencia, etc.
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Normas Archivisticas

En nuestro anterior post «La Normalización en los Archivos» hicimos un breve repaso de aquellos procesos archivísticos en los que interviene la normalización. Nos quedo pendiente ver algunas de las normas archivísticas más utilizadas, que es lo que vamos a tratar en este articulo.

En el ámbito de los archivos encontramos gran variedad de normas. Las más difundidas son las que tratan sobre la descripción archivística (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, DTDs, NEDA, NODAC, NOGADA, ARANOR, etc.), y sobre la gestión de documentos de archivo (ISO 15489, MoReq, etc.).

Distintas normas aplicadas a archivos

Sin embargo también encontramos normas que hacen referencia a:

  • Cómo deben de ser los edificios de archivo.
  • La gestión de documentos
  • El formato y características del soporte papel para su archivo permanente.
  • Cómo deben ser las cajas y cubiertas de archivo.
  • La conservación a largo plazo de documentos electrónicos
  • La elaboración de indices y tesauros
  • Los sistemas de reprografía.
  • Los requisitos para la encuadernación.
  • Las referencias bibliográficas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas.

A continuación comentaremos brevemente algunas de las normas archivísticas más utilizadas para la descripción de documentos de archivo y para la gestión de documentos.

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La Normalización en los Archivos

Cuando pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de tiempo y otras ideas negativas.

Pero la normalización bien aplicada es una herramienta muy útil que nos facilita el trabajo y favorece el trabajo en equipo. Además nos ayuda a garantizar la calidad en los procesos y servicios de nuestra organización.

AENOR define la normalización como una “actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

Como en cualquier otro ámbito, en el trabajo archivistico también aplicamos normas. La utilización de normas nos ayuda a unificar criterios y procedimientos de trabajo, así como a garantizar la calidad y el acceso a la información contenida en los documentos que custodiamos.

La normalización está muy presente en las distintas tareas que realizamos diariamente en los archivos. Por ejemplo en:

  • La planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.
  • El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos, para denominar el tipo documental, para clasificar y describir los documentos, para crear los indices que utilizamos en las búsquedas de información y para informatizar todos estos datos. Además en los depósitos instalamos los documentos en cajas y carpetas normalizadas.
  • La elaboración del cuadro de clasificación, ya que utilizamos los términos normalizados de las tipologias y series documentales.
  • Las transferencias, donde resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.
  • Los estudios de análisis y valoración de series documentales y las propuestas de expurgo, en los que se han de tener en cuenta criterios de normalización y tener un amplio conocimiento de términos normalizados.
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Oficinas y Archivos, ¿Son lo mismo?

  

¿Los datos e información que manejamos a diario sobre proveedores y clientes, pedidos, requerimientos legales, certificados, etc. son documentos de archivo? ¿Constituyen en sí un archivo?
 
El Consejo Internacional de Archivos (CIA) define archivo como «el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad«. Por lo tanto, los documentos que generamos y utilizamos diariamente en la gestión de nuestra empresa sí forman un archivo y como tal debe ser tratado. A este tipo de archivos les denominamos archivos de gestión o de oficina. 

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