Cuando pensamos en normalización, nos vienen a la mente términos como papeleo, rutina, perdida de tiempo y otras ideas negativas.

Pero la normalización bien aplicada es una herramienta muy útil que nos facilita el trabajo y favorece el trabajo en equipo. Además nos ayuda a garantizar la calidad en los procesos y servicios de nuestra organización.

AENOR define la normalización como una “actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

Como en cualquier otro ámbito, en el trabajo archivistico también aplicamos normas. La utilización de normas nos ayuda a unificar criterios y procedimientos de trabajo, así como a garantizar la calidad y el acceso a la información contenida en los documentos que custodiamos.

La normalización está muy presente en las distintas tareas que realizamos diariamente en los archivos. Por ejemplo en:

• La planificación archivística, con la utilización de indicadores y medidores normalizados y la elaboración de instrumentos de control como los censos.
• El tratamiento archivístico: usamos normas para identificar al órgano productor de los documentos, para denominar el tipo documental, para clasificar y describir los documentos, para crear los indices que utilizamos en las búsquedas de información y para informatizar todos estos datos. Además en los depósitos instalamos los documentos en cajas y carpetas normalizadas.
• La elaboración del cuadro de clasificación, ya que utilizamos los términos normalizados de las tipologias y series documentales.
• Las transferencias, donde resulta fundamental la normalización de los términos utilizados en las relaciones de entrega, como la denominación del órgano remitente o las series documentales. Además el uso de criterios normalizados es fundamental a la hora de realizar el cotejo de los documentos que ingresan en el archivo.
• Los estudios de análisis y valoración de series documentales y las propuestas de expurgo, en los que se han de tener en cuenta criterios de normalización y tener un amplio conocimiento de términos normalizados.